Chargé.e de l'Administration

VOTRE MISSION

Votre rôle est central et stratégique au sein de l’organisation. Vous êtes l’interlocuteur. rice privilégié.e des collègues du siège et des terrains d’intervention pour de nombreuses questions liées à l’organisation générale, à la logistique et aux voyages. Vous assurez une gestion fluide et efficace de toutes les démarches.
Vous gérez le secrétariat et les services généraux de notre Organisation dans la meilleure application des processus et permettez à chacun.e de réaliser son travail dans des conditions optimales.

VOS ACTIVITÉS PRINCIPALES
Administration et secrétariat (30%)
• Garantir la prise en charge de la réception : visiteurs, appels.
• Rédiger des courriers administratifs sur demande des différents départements.
• Garantir le circuit de gestion, de validation et de suivi du courrier et courriel entrant / sortant.
• Gérer les dossiers administratifs nécessitant une formalité administrative officielle.
• Garantir et assurer le circuit de réception, de validation et de traitement des demandes d’engagements de dépenses, de remboursement de frais et des factures.
• Rédiger les PVs lors de séances selon les besoins.

Organisation des voyages (40%)
• Garantir le circuit de réception, de validation et de réservation des demandes de déplacements.
• Assurer le suivi des voyages sur la base du règlement des voyages.
• Accompagner les collaborateurs.trices dans les démarches administratives relatives aux voyages (requêtes de visa, ordres de mission, annonce à l’assureur assistance et rapatriement, annonces/informations d’arrivée sur le terrain).
• Organiser l’accueil et le séjour des collaborateurs.trices internationaux qui réalisent un séjour en Suisse (visite au siège de l’organisation).

Gestion des locaux, des achats et des stocks (10%)
• Suivre l’entretien général des locaux et distribuer les consignes nécessaires aux collaborateurs.
• Planifier et contrôler les travaux de réparation, de maintenance et d’aménagement des locaux.
• Mener les processus d’achats dans le respect des règles d’approvisionnement.
• Gérer les contacts avec les fournisseurs.
• Assurer le suivi des stocks (matériel administratif et d’entretien du bureau) et anticiper les commandes nécessaires au bon fonctionnement du bureau.
• Accompagner le département de communication dans l’organisation logistique de certains événements.

Parc informatique et téléphonique (20%)
• Assurer la gestion et la mise à jour de l’inventaire du parc informatique et téléphonique (avec prévision de l’amortissement).
• Assurer le lien avec le fournisseur informatique pour l’ensemble des demandes et besoins d’assistance.
• Coordonner la gestion de l’ensemble des licences informatiques sur la base du budget.
• Assurer la gestion, la création et la suppression des utilisateurs Office 365 et des adresses e-mails.
• Assurer le bon fonctionnement des outils de communication à distance (téléconférences) et assister les collaborateurs dans leur utilisation au besoin.