Coordinateur.trice administratif.ve

Le Centre d’études environnementales internationales (CIES) a été créé en 2010 et représente le point focal de la recherche
sur les questions environnementales à l’Institut de hautes études internationales. Le CIES a pour mission de mener des
recherches académiques de haut niveau pour améliorer la qualité de la prise de décision dans les sphères publique et privée.
Cet objectif est atteint en créant une plate-forme permettant aux chercheurs de mener des recherches interdisciplinaires sur
l’environnement, en offrant une formation aux doctorants dans des domaines de recherche spécialisés et en diffusant les
résultats de la recherche par le biais d’activités de sensibilisation destinées aux experts universitaires et aux décideurs.

Responsabilités :
Assurer la liaison avec le Service RH et leur fournir les informations et documents relatifs au personnel du Centre (fiches
d’engagement etc.)
Répondre aux courriels/lettres concernant les informations sur le Centre (y compris celles relatives aux demandes
d'emploi/de stage)
Gérer les candidatures des étudiant.e.s, chercheur.euse.s invité.e.s et des associé.e.s de recherche, les accueillir et être
leur point focal au sein du Centre
Coordonner le suivi des chercheurs, la progression des projets, la cohésion du groupe etc.

Office Management :
Gérer les tâches administratives et de bureau courantes liées au Centre
Gérer les opérations comptables quotidiennes, telles que les paiements, les factures aux partenaires
Être responsable de la mise à jour de la base de données des contacts du Centre en collaboration avec le DPO
Assurer la rédaction de la correspondance et d'autres documents demandés
Surveiller et gérer l'adresse électronique générique du Centre
Gérer l'organisation des voyages et l'assurance voyage pour le personnel et les invités
Être le point de liaison entre les membres du Centre et une autre unité (comptabilité/RH/autres services) de l'institut.
Participer à la gestion du budget du Centre et en assurer suivi administratif.

Communication et gestion des événements
Etre responsable de l'organisation et du bon déroulement des événements du Centre (colloques, conférences, réunions et
ateliers), y compris l'organisation des voyages, la réservation des salles et la restauration
Préparer la page des événements et envoyer les invitations aux événements, préparer la documentation relative aux
événements (ordres du jour, toile de fond, signalisation) et assurer la liaison avec les participants.
Créer tout le matériel de communication pour les événements (affiches, médias sociaux).
Être le principal point de contact pour les questions de communication et logistique. Travailler en étroite collaboration avec
l'équipe de communication pour discuter de la logistique
Être en charge de la mise en oeuvre de la stratégie de communication
Superviser l'assistant de communication du CIES
Créer et gérer le matériel de communication, comme la préparation et l'envoi des bulletins d'information (bulletin général +
bulletin des publications)
Mettre à jour le site web du Centre et les plateformes de médias sociaux
Veiller à ce que le site web contienne des articles/contenus novateurs et diversifiés
Être en charge de l’établissement du rapport annuel et de la supervision du travail
Assurer la mise à jour des publications et de la participation aux événements des membres du CIES
Tenir à jour les publications du Centre dans le bulletin de recherche

Gestion administrative des projets de recherche
Gérer entièrement l'administration d'un nombre important de projets de recherche
Fournir un soutien administratif général aux projets de recherche
Travailler en étroite collaboration avec les chercheur.euse.s principaux.alles pour les aider à gérer les projets de recherche
Assurer la liaison avec le bureau de la recherche, les organismes de financement ainsi qu’autres services le cas échéant
Assurer le suivi de l'administration financière des projets de recherche
Facilitation les événements liés aux projets
Soutenir la préparation des rapports financiers destinés aux donateurs
Gérer les demandes de remboursement / factures (suivi du budget du projet de recherche)
Tenir à jour la page de MySNF (ou de tout autre donateur) / assurer la conformité avec les règlements des donateurs,
soutenir et soumission des projets

Pour réussir dans ce rôle vous devrez :
Bachelor ou Master en administration ou jugé equivalent
3 à 5 ans dans la coordination/gestion de projets, d'événements et de tâches administratives
Maîtrise du français et de l'anglais (niveau C1 minimum)
Connaissance d'Adobe Indesign et des médias sociaux
Connaissances des outils bureautique usuels

Ce que nous allons pouvoir vous apporter :
Une grande communauté internationale
Travailler avec des étudiants et des chercheurs venant d'horizons divers
Pionnier dans l'exploration des questions de dimension mondiale
Au coeur de la Genève internationale
Un environnement de travail flexible, ouvert et international avec une approche collaborative
5 semaines de vacances
36 heures par semaine à 90%

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne
pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe,
l'orientation sexuelle ou la religion.
Pour plus d'informations, les candidats sont invités à consulter le site Internet de l'Institut : graduateinstitute.ch
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