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full-time

10 facteurs de réussite pour devenir une « process organisation » efficace

Entreprise
Synchrotech SA
Lieu
Carouge (GE)
Date de publication
24.04.2022
Référence
4003082

Description

Description du poste :

10 facteurs de réussite pour devenir une « process organisation » efficace

En associant les bonnes pratiques du leadership à la gestion des processus, nous avons réussi à mettre en œuvre un changement majeur dans notre entreprise. Nous avons innové dur, enrichi notre expérience, développé notre expertise et donné naissance à une organisation par processus et à une culture du processus. Notre esprit d'équipe est conforté, nous sommes plus efficaces et nous co-créons désormais des solutions nouvelles en synergie avec nos clients.

Impulsion

Si vous pensez que vous pourriez bénéficier de la digitalisation (transformation numérique), assurez-vous d'être efficace avant de digitaliser vos pratiques. Il est parfois très difficile de joindre le geste à la parole, et nous n'aurions jamais pensé que ces efforts pouvaient être aussi gratifiants. Partager les expériences de notre propre transformation devrait vous encourager à commencer votre propre voyage - possiblement avec nous comme guide.

Introduction

En tant que société de conseil et de services informatiques déjà prospère, nous pensions que nous avions des processus clairs et définis pour accomplir nos activités. Pour être honnête, nous n'étions pas là où nous nous voyions et nous avons appris comment y arriver.

Avec le regard d'un consultant externe expérimenté d' InnovationLeaders , nous avons commencé par poser les fondements en créant un socle basé sur le leadership. Cela nous a vraiment aidé à devenir efficaces, à nous engager et à partager une seule version de notre vérité.

Ensuite, nous avons initié la conception et l'adoption d'un cadre de processus dans et pour notre entreprise. Si le travail des processus d'innovation et de transformation fut extraordinairement excitant, le processus d'élaboration de la Stratégie fut déterminant pour l'entreprise.

Enfin, nous avons automatisé ces processus avec le logiciel Firestart , pour obtenir des données de qualité (dates, résultats,…), assurer l'homogénéité de la mise en oeuvre du processus au sein de l'entreprise, obtenir la transparence sur nos activités pour mieux les piloter et gagner en efficacité.

Aujourd'hui, nous faisons vivre ces processus pour les rendre toujours plus performants et nous conseillons et accompagnons désormais d'autres entreprises dans leur transformation digitale améliorant leur compétitivité.

Idée

En ouvrant la boite de Pandore pour vous, vous verrez qu'en fin de compte il n'y a pas eu de sorcellerie mais des efforts importants, des leçons difficiles, pour apprendre, échouer, s'adapter et adopter. Essentiellement, nous avons abordé notre transformation de manière séquentielle comme suit :

Leadership - Avoir une intention, se monter pro-actif et prioriser pour avancer. Il faut contribuer à une meilleure efficacité en professionnel responsable au lieu de simplement consommer les ressources disponibles. Nous le pratiquons maintenant comme un sport d'équipe.
Orientation - Une aspiration de long terme donne à chacun de nous les indications pour faire des choix judicieux dans les moments de décisions. Nous avons choisi de nous concentrer sur la co-création de valeur pour le client, une contribution mesurable à la compétitivité de nos clients sous forme de cash-flow ou de conformité.
Objectifs - Quelques objectifs précis à court et à moyen termes que tout le monde comprend et s'engage à atteindre. La définition d'une cascade d'objectifs principaux clairement définis sans être faussés par les négociations sur les chiffres ne peut être atteinte sans s'appuyer sur la responsabilité comme pilier (voir étape 1).
Stratégies : elles sont le plan d'actions coordonnées, clairement défini, transparent et facile à suivre pour réaliser la vision de l'entreprise. Les actions sont guidées par des objectifs à atteindre organisés en cascade jusqu'au niveau individuel tout en veillant à leur interdépendance pour responsabiliser chacun sur sa contribution à l'objectif commun.
Processus - Une séquence d'activités définies dans un ordre temporel et logique pour atteindre les résultats souhaités. C'est tout simplement incroyable de voir nos employés réussir à tirer profit de processus auxquels ils adhèrent parce qu'ils les comprennent - parce qu'ils faisaient partie de leur développement.
Structures - La structure suit le processus ! Nous devions nous éloigner de la hiérarchie classique, des frontières et des silos pour une organisation par processus.
IT - Enfin, c'était la partie plus facile de toute la transformation car le logiciel Firestart est conçu pour une appropriation par l'utilisateur final.
Culture - Un état d'esprit et un climat pour embrasser le changement, la performance, la diversité et l'inclusion, c'est ce que nous avons obtenu à l'issue et c'est devenu la nouvelle « marque de fabrique » de notre entreprise.

Au départ

Notre principal moteur était de préparer au mieux l'entreprise à sa croissance. Nous voulions également maîtriser nos risques en créant nos propres bonnes pratiques enrichies par les enseignements de nos échecs. Enfin, nous voulions écrire notre propre recette pour une transformation réussie, afin de pouvoir la reproduire avec nos clients.

Ci-dessous, nous vous décrivons nos 10 meilleurs facteurs de réussite, enrichis de nos apprentissages, des moyens utilisés et de nos recommandations dans un ordre logique pour vous aider à conduire méthodiquement et efficacement votre propre transformation.

1er facteur de réussite - L'initialisation

Apprentissage : Tout bon départ se fait avec des personnes qui ont la mentalité et la sagesse de contribuer au succès des entreprises, quel que soit leur niveau hiérarchique. Néanmoins, il est crucial de créer un sentiment d'urgence avec les personnes qui ont le pouvoir et les budgets pour faire bouger les choses.

Notre parcours : L'impulsion est venue de notre responsable des ventes, qui voulait rationaliser les processus de vente et de marketing. Il a fait une recherche assidue et a approché le Directeur Général avec ses idées. Le Directeur Général a réfléchi avec son équipe de managers et ensemble, nous avons décidé qu'il était temps pour un changement majeur.

Recommandations : Peu importe d'où vient l'impulsion, prenez-la au sérieux et évaluez son impact potentiel. Vous pourriez en profiter grandement.

2e facteur de réussite - Le leadership

Apprentissage : Un nouvel état d'esprit de leadership et de nouvelles compétences sont nécessaires pour conduire tout changement, surtout s'il est fondamental.

Notre parcours : En tant qu'organisation dans son ensemble, nous avons appris et mis en pratique « Les 7 Habitudes des Gens Très Efficaces », l'héritage de Stephen R. Covey auprès des dirigeants de la planète. Cela nous a aidé à ajuster nos paradigmes et nous a donné un ensemble de principes pour atteindre une vraie performance. Ayant ce terrain d'entente pour commencer, il était beaucoup plus facile d'agir. Un niveau de confiance très élevé a permis une compréhension et une communication sans faille au sein de l'équipe.

Recommandations : Évaluez l'état de votre culture d'entreprise et de vos compétences en leadership et créez un terrain d'entente pour d'autres actions. Cela peut prendre du temps mais c'est la plateforme de décollage pour votre voyage.

3e facteur de réussite - L'orientation

Apprentissage : Les objectifs n'ont de sens que s'ils découlent d'une perspective, d'une vision ou d'une orientation plus grande. S'ils ne sont motivés que par des obligations financières à court terme, les gens n'adhèrent tout simplement pas.

Notre parcours : Nous avons défini notre orientation comme la création d'une valeur pour le client mesurable - une contribution mesurable à la performance de nos clients en termes de Compétitivité, de Cashflow ou de Conformité. Cette image beaucoup plus large a donné à tout le monde un bon objectif pour conduire notre changement.

Recommandations : Prenez du recul et entrez en contact avec la fonction ultime de votre entreprise et vous verrez clairement que c'est de contribuer à la satisfaction de vos clients. Les clients sont très satisfaits de nos jours, si vous contribuez à leur compétitivité. Aussi simple soit-elle, la fonction ultime est si souvent sujette à l'oubli.

4e facteur de réussite - Les objectifs

Apprentissage : Si vous habilitez les gens à prendre des décisions, assurez-vous de leur fournir un cadre de référence pour nourrir et justifier leurs prises de décisions. Ils ont besoin d'objectifs et de liberté pour concevoir leurs propres stratégies. Sinon, ils ne sont tout simplement pas en mesure de prendre de bonnes décisions et sont à la fois non coupables d'en prendre de…

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