Assistant Administratif

L'EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et se classe parmi les 20 meilleures universités au monde. L'EPFL emploie plus de 6 500 personnes soutenant les trois missions principales de l'institution : la recherche et l'enseignement. Le campus de l'EPFL offre un environnement de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17 000 personnes, dont plus de 12 500 étudiants et 4 000 chercheurs de plus de 120 nationalités différentes.MissionLe laboratoire DIAS, sous la supervision de la direction, recherche un assistant ou une assistante pour soutenir sa gestion financière, administrative et opérationnelle.Tâches et responsabilitésGestion du personnel :- Suivi des dossiers d'embauche/départ, contrats de travail (académiques, non académiques), emploi de personnel académique et non académique temporaire, doctorants invités, assistants d'enseignement, stages d'été au laboratoire.- Organisation de voyages, réunions, conférences, séminaires, symposiums.- Commandes et inventaires de matériel.- Suivi des notes de frais et ordres de paiement.- Courrier et correspondance en français et en anglais.- Accueil des nouveaux membres de l'équipe, réception (personnel et visiteurs).- Gestion complète des voyages pour les visiteurs (professeurs invités, invités, stagiaires, étudiants visiteurs, etc.) et gestion des dossiers, assistance pour les visas et remboursement des frais.- Gestion des absences.- Gestion d'agenda (direction et laboratoire).- Documents et tâches liés à l'enseignement.Gestion financière :- Budget annuel des comptes budgétaires.- Suivi de la gestion des projets de recherche ou des factures fournisseurs et débiteurs.- Gestion de la carte de crédit.- Soutien aux projets multi-partenaires.- Assistance dans le budget des subventions et le suivi.- Suivi des livrables et des exigences de reporting.Soutien aux événements :- Fournir un soutien pour les événements, ateliers, voyages et activités d'enseignement (y compris les conférenciers invités et les écoles d'été).- Soutien à l'équipe pour le budget et la comptabilité.Profil recherché- Expérience en tant qu'assistant ou assistante et en gestion de projet.- Compétences organisationnelles et capacité à gérer des priorités multiples.- Proactif, fiable et orienté service, avec un état d'esprit positif.- Maîtrise du français et de l'anglais requise.- Capacité à s'épanouir dans un environnement multiculturel et à contribuer à une équipe dynamique.Nous offrons- Excellentes conditions de travail.- Un environnement multiculturel et stimulant.- Possibilités de formation continue.Début : dès que possibleActivité : 30%-50%Type de contrat : CDI jid9576c88afr jit0519afr jpiy26afr