Assistant Administratif

La Communale de Versoix est une communale d intérêt public dont le but est de mettre, en priorité à disposition de la population de Versoix, des logements confortables à des prix correspondant à ses besoins, ainsi que des locaux professionnels, commerciaux, artisanaux ou d intérêt général.Dans le cadre de l évolution de son organisation, elle est à la recherche, pour compléter son équipe :un·e assistant·e à 50 %Mission du poste :Vous assurez le bon fonctionnement quotidien de la structure et apportez un soutien direct à la direction de la structure et à la Responsable du secrétariat. De manière générale, vous contribuez à la gestion documentaire et administrative de la structure en lien avec la régie immobilière et les différents partenaires.Tâches principales :- Gestion et traitement des e-mails et courriers (régie, partenaires) : tri, réponses simples ou redirection- Accueil téléphonique et gestion des agendas- Organisation des séances (convocations, ordres du jour, procès-verbaux)- Coordination avec la régie et les prestataires- Gestion documentaire : Classement et archivage des documents (numérique et papier)- Mise à jour et suivi des dossiers des immeubles (plans, subventions, assurances)- Suivi des échéances et relances (rapports, documents annexes aux dossiers et au courrier)- Rédaction et mise en forme de courriers, tableaux et documents nécessaires au suivi des dossiers- Mise à jour de tableaux de suivi et bases de données- Soutien administratif : validation des paiements et suivi simple des factures- Classement des pièces comptables pour la fiduciaire- Soutien transversal : Gestion de certains éléments du bureau (clés, badges, fournitures)- Mise à jour simple du site internet- Utilisation des outils et processus internesProfil recherché :- Titulaire d un CFC d employé·e de commerce ou titre jugé équivalent- Expérience dans une fonction administrative dans le secteur immobilier- Expérience dans le secteur public un atout- Excellente maîtrise des outils usuels (MS Office), avec aisance dans la gestion documentaire, le traitement de données (tableaux, bases de données) et d outils numériques de gestion (messagerie, agendas, cloud)- Excellente maîtrise du français, à l oral comme à l écrit (capacités rédactionnelles avérées ; des tests pourront être demandés)- Domicilié·e en SuisseCompétences :- Sens de l organisation, rigueur et fiabilité- Discrétion et sens des responsabilités- Polyvalence et autonomie dans les tâches- Excellentes capacités rédactionnelles- Aisance dans la gestion documentaire et le suivi de dossiers- Disponibilité requise tous les matins en présentielNous offrons :- Un poste varié au sein d une organisation à taille humaine, avec un rôle clé de soutien au bon fonctionnement de la structure- Entrée en fonction : 1er septembre ou à convenirOffres :- Dossier complet (CV, lettre de motivation, copies de diplômes et de certificats de travail) à faire parvenir par courriel de préférence- Délai de postulation : Toute mention de personne, de candidat ou de fonction, se rapporte aux personnes des deux sexes. Sans réponse de notre part dans un délai de 3 semaines après la date de fin de publication, veuillez considérer que votre candidature n a pas été retenue. jid4e0b207afr jit0522afr jpiy26afr