Assistant Administratif

Assistant-e à 80% soit 32 heures par semaineRejoignez une Commune engagée au sein du Service de la Cohésion socialeSituée au cœur de l Ouest lausannois, la Commune de Chavannes-près-Renens, qui compte près de 9000 habitantes et habitants, connaît un développement dynamique et une évolution constante de sa population. Riche de sa diversité culturelle et sociale, elle place l inclusion, la solidarité, la proximité et la qualité du service public au centre de son action.Le Service de la Cohésion sociale œuvre au quotidien en faveur de la population en développant des services de proximité, un accueil de qualité et un accompagnement adapté aux besoins des usagères et usagers. Dans ce contexte, le soutien administratif constitue un maillon essentiel au bon fonctionnement du Service, à la coordination des activités et à la qualité des prestations délivrées.Rôle clé au cœur du fonctionnement du ServiceAu sein du Service de la Cohésion sociale, vous contribuez au bon fonctionnement et à la gestion documentaire du Service. Par votre rigueur et votre sens de l accueil, vous participez activement à la qualité des prestations offertes à la population.Afin de compléter son équipe la Commune de Chavannes-près-Renens met au concours le poste de :Assistant-e à 80 % soit 32 heures par semaineÀ ce titre, vous serez notamment amené-e à :- Assurer l accueil physique, téléphonique et par courriel des usagères et usagers avec professionnalisme, bienveillance et confidentialité ;- Identifier les besoins des usagères et usagers, leur transmettre les premières informations utiles et orienter les personnes vers les interlocutrices et interlocuteurs compétents ;- Réceptionner, vérifier, enregistrer, classer et assurer le suivi des demandes, documents et dossiers ;- Rédiger et mettre en forme courriers, courriels, décisions, procès-verbaux et autres documents ;- Participer au traitement et au suivi des documents financiers, notamment les factures, notes de frais, devis et commandes ;- Préparer les dossiers, documents et supports nécessaires aux entretiens, séances, rencontres et activités du service ;- Organiser les séances internes et externes, assurer la gestion des agendas, des ordres du jour, des disponibilités, des documents et des aspects logistiques ;- Rédiger les procès-verbaux ou comptes rendus, en assurer la diffusion et veiller au suivi des décisions prises ;- Contribuer à la mise à jour des tableaux de suivi, des statistiques, des outils de pilotage et des documents de référence nécessaires au bon fonctionnement du Service ;- Assurer la gestion documentaire du Service, notamment le classement, l archivage et la numérisation des dossiers physiques et numériques ;- Veiller au respect des procédures internes, de la confidentialité et des règles relatives à la protection des données.Votre profil :Vous disposez d un sens marqué du service public, appréciez le contact avec la population et faites preuve d une grande rigueur dans le traitement des dossiers. Vous vous reconnaissez dans les qualités suivantes :- CFC d employé·e de commerce ou formation jugée équivalente ;- Expérience de trois ans minimum dans une fonction similaire ;- Expérience au sein d une administration publique, un atout ;- Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques en français ;- Aisance dans la communication orale et écrite ;- Maîtrise des outils usuels, notamment Microsoft Office ;- Sens de l accueil, de l écoute et de l orientation des usagères et usagers ;- Rigueur, fiabilité, discrétion et respect de la confidentialité ;- Bonne capacité de suivi et de gestion des priorités ;- Esprit d équipe, autonomie et sens des responsabilités ;- Intérêt marqué pour les missions de cohésion sociale et les prestations de proximité destinées à la population.Nous vous offrons :- Une activité variée et porteuse de sens au service de la collectivité ;- L opportunité de contribuer au fonctionnement d un Service engagé dans les domaines sociaux et de proximité ;- Un environnement de travail favorisante la collaboration et les échanges ;- Un accès à la formation continue, en lien avec les évolutions du métier ;- Des conditions de travail conviviales, au sein d une équipe engagée.Entrée en fonction : Septembre 2024Délai de postulation : 18 août 2024Classe salariale : 5 de l échelle des salaires communalePour toutes informations complémentaires, vous pouvez vous adresser au Responsable au sein du Service.Nous attirons votre attention sur le fait que seules les candidatures postées en ligne sur le site ainsi que les dossiers complets seront traités (lettre de motivation, CV, certificats de travail et diplômes). jidaac47e4afr jit0730afr jpiy26afr