Assistant administratif et financier à 50%

Soutien financier et aux subventions

• Aider au suivi budgétaire et au contrôle des dépenses des projets
• Soutenir les activités de reporting financier (y compris salaires, factures et frais)
• Contribuer aux prévisions financières et à la préparation des budgets
• Gérer les processus d'approvisionnement et le suivi des dépenses

Administration RH et du personnel

• Soutenir les processus de recrutement et la préparation des documents d'embauche
• Coordonner les activités d'intégration et de départ du personnel et des collaborateurs
• Tenir à jour les dossiers du personnel et suivre les absences, contrats et processus administratifs liés au cycle de vie
• Fournir un soutien administratif aux chercheurs invités, stagiaires et personnel temporaire

Soutien exécutif et administratif

• Gérer les agendas, planifier les réunions et coordonner les rendez-vous pour le personnel senior
• Fournir un soutien administratif général pour assurer le bon fonctionnement de l'équipe

Coordination des événements et des déplacements

• Organiser réunions, ateliers, séminaires et conférences
• Coordonner les déplacements, y compris la logistique et les remboursements
• Soutenir l'organisation d'événements internes et d'activités d'équipe

Soutien à la mobilité et aux visiteurs

• Faciliter l'arrivée et l'intégration du personnel et des visiteurs internationaux
• Aider aux demandes de visa, à l'hébergement et aux assurances santé
• Gérer la logistique des déplacements pour les invités et collaborateurs

Coordination et liaison

• Servir de point de contact avec les départements internes et les partenaires externes
• Coordonner avec les organismes de financement et les services administratifs selon les besoins