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Assistant administratif junior 60%

Entreprise
Institut de hautes études internationales et du développement
Lieu
Genève
Date de publication
10.03.2017
Référence
283543

Description

Assistant administratif junior 60%

Rattaché à la direction des études vous assisterez le directeur des études et ses deux adjoints. Vous participerez à l’organisation du secrétariat et vous soutiendrez la direction dans la logistique de divers projets. Vous êtes à l’écoute de vos interlocuteurs et menez à bien les différentes tâches qui vous sont confiées. Votre approche positive et votre capacité à travailler de manière efficiente constituent des atouts précieux.

Mission, rôle et activités

  • assurer l’assistance administrative pour la direction des études (notamment courriers, rédaction rapports, facturation, suivi des dépenses, réception des visiteurs, gestions d'emails, gestion base de données),
  • traduction français-anglais de messages, textes, directives,
  • assurer la récolte, la vérification et la mise à jour des informations relatives aux programmes d’études. Dans ce contexte, vous travaillez en lien avec le conseiller académique (adjoint de la direction des études) ainsi qu’avec le service des étudiants (gestionnaires de départements),
  • prise des PV en français et en anglais,
  • traiter sur le plan administratif et logistique les projets de la direction des études (réceptionner les courriers ou candidatures à projet, vérifier la conformité, assurer la transmission pour détermination auprès de la direction des études ou des commissions etc.),
  • assurer des activités d’information vis-à-vis des étudiants (annonces, emailing, mise en ligne de documents web),
  • soutenir la collecte, l'analyse et la présentation de statistiques pour la direction des études et la direction de l'Institut.

Profil recherché

  • vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais à l’écrit et à l’oral,
  • vous justifiez d’une expérience de secrétariat de 2 ans dans un environnement académique et/ou international,
  • vous maîtrisez les outils informatiques bureautiques (MS-Office, particulièrement Excel- tableaux croisés etc),
  • vous êtes à l’aise dans les statistiques,
  • vous avez un intérêt pour la collecte et traitement des données,
  • vous êtes précis(e) et orienté(e) solution,
  • vous avez le sens de l’organisation et des priorités.



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