Assistant administratif - Réception

urbaplan est à la recherche de solutions durables avec les acteur·ice·s politiques, économiques et sociaux qui façonnent notre territoire et son développement. À travers nos actes et nos projets, nous nous engageons à ménager le territoire, favoriser le bien-vivre ensemble et être catalyseur de changement, par la mise en place de processus de co-construction orientés sur l’action. Nous sommes actif·ve·s depuis près de 60 ans et implantés sur 5 sites en Suisse, riche d'un rayonnement à l'international, avec plus de 65 personnes dans les domaines de l’urbanisme, de l’aménagement du territoire, du paysage et de l’ingénierie de l’environnement.

Les missions
- Support administratif de la succursale neuchâteloise : accueil et réception physique et téléphonique, gestion de la correspondance, relecture et mise en page de rapports, suivi de bases de données et classement, gestion des impressions et montage des dossiers officiels ;
- Gestion organisationnelle de la succursale : suivi des agendas avec réservation de salles, organisation des séances et événements ; gestion des besoins lors de déplacements, vacances et remplacements ; gestion de l’économat et des prestataires pour les besoins internes, tenue de la caisse, achats divers ;
- Suivi administratif des appels d’offres (collecte des pièces, mise en forme, envoi et suivi) ;
- Soutien aux collaborateurs·trices : accueil des nouveaux collaborateurs·trices, suivi des besoins et demandes logistiques, appui à la facturation ;
- Assurer la réception téléphonique pour l’ensemble de nos succursales (GE, VD, FR. NE) 3 demi-journées par semaine et lors des remplacements.

Le profil
- Une personne proactive, capable d'anticiper les besoins et de soutenir efficacement ses collègues dans les tâches administratives ;
- Une personne rigoureuse qui assure une communication écrite d’excellente qualité (excellent niveau de français écrit et oral indispensable, allemand, anglais sont bienvenus) ;
- Une personne qui sait prioriser et fait preuve d’une bonne organisation ;
- Une personne qui communique aisément avec tous·toutes ;
- Une excellente maîtrise de la suite Office, de PowerPoint et Google (Docs, Sheets, Drive) un atout ;
- La connaissance de la suite Adobe et notamment de InDesign est un atout ;
- Une aisance avec les outils d’intelligence artificielle pour optimiser l’organisation et les tâches administratives est un atout.

Soft skills attendus
- Esprit d’initiative, force de proposition ;
- Excellent entregent et sens du service ;
- Attitude positive, orientée solutions et coopération ;
- Précision et attention aux détails ;
- Respect strict de la confidentialité.

Notre offre
- Un cadre de travail stimulant au sein d’une équipe pluridisciplinaire, dynamique et très engagée dans la transition écologique ;
- Le bureau est certifié B-Corp, démarche qui illustre notre engagement en matière de responsabilité sociale et environnementale ;
- Des conditions de travail particulièrement attractives : horaire flexible, budget formation (3 jours / an) et de nombreux avantages en matière de prestations sociales, voyages d’études etc.

Entrée en fonction : mars 2026 ou à convenir
Lieu de travail: Neuchâtel
Taux d’occupation : 50 %, réparti idéalement sur 4 jours et 1 jour complet le mercredi. A convenir.
Horaire : 8h00 à 12h00 et 13h00 à 17h00
Merci de fournir CV, lettre de motivation, certificats de travail, diplômes
Poste de travail dans un open space.