Assistant de gérance 100%

Assistant(e) de gérance 100% H/FDESCRIPTION DE LA MISSION

• Contribuer à une gestion fluide et efficace du portefeuille immobilier.

• Organiser et tenir à jour l'archivage, le classement et la digitalisation des documents.

• Réception téléphonique 2 demi-journées par semaine pour le département gérance technique.

• Préparer les contrats de bail, avenants, notifications de hausse de loyer, échelonnements et résiliations selon les directives fournies.

• Répondre aux demandes des locataires (courriers, e-mails, appels) en respectant les procédures internes.

• Gérer et documenter les plaintes ou demandes spécifiques.

• Assurer la coordination avec les différentes parties prenantes pour une résolution rapide des problèmes.

• Réceptionner et traiter les factures conformément aux bons de travaux validés.

• Émettre les bons de travaux et saisir les adjudications selon les instructions reçues.

• Gérer l'organisation et le suivi des remplacements des concierges.

• Veiller à la bonne transmission des informations aux responsables.

• Assurer le suivi administratif des dossiers de sinistres (relation avec les assurances, les locataires et les entreprises).

• Collaborer étroitement avec le responsable en charge.

• Maintenir et contrôler l'exactitude des informations dans le logiciel de gestion immobilière (p. ex. Quorum).

• Saisir et mettre à jour les données dans le système de gestion interne.

• Reporter régulièrement l'avancement des activités à la Gérance Administrative et Technique.

• Préparer et envoyer les convocations aux Assemblées Générales Ordinaires (AGO) et Extraordinaires (AGE).

• Prendre note des procès-verbaux, les rédiger et en assurer l'envoi.

PROFIL ATTENDU

• Expérience préalable dans le domaine de l'administration immobilière ou de la gestion locative en Suisse (régie).

• Profil organisé, jovial, proactif, dynamique et curieux.

• Excellentes compétences organisationnelles et rigueur dans le suivi des dossiers.

• Bonne maîtrise des outils informatiques et d'un logiciel de gestion immobilière.

• Aisance relationnelle et capacité à répondre aux demandes variées des locataires et partenaires.

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