Assistant du Secrétaire Général

Le Pouvoir judiciaire est le troisième pouvoir et comprend l ensemble des autorités judiciaires du canton. Séparé des pouvoirs législatif et exécutif, il remplit sa mission en toute indépendance, dispose de sa propre autonomie et est un employeur autonome. Son secrétaire général remplit en substance trois missions : la direction générale de l administration judiciaire et de son personnel, avec l appui du comité de direction, l assistance à la Commission de gestion du Pouvoir judiciaire et à la Conférence des présidents de juridiction, siégeant dans ces deux organes avec voix consultative et la représentation du Pouvoir judiciaire dans ses relations extérieures et institutionnelles.Assistant ou assistante du secrétaire général à 100%Votre missionVotre mission consistera à assister le secrétaire général dans son activité quotidienne, en apportant un soutien administratif et organisationnel de haut niveau. Pour ce faire, vous assumerez en particulier les responsabilités suivantes :- Gérer de manière autonome le courrier et la correspondance électronique du secrétaire général (prise de connaissance, analyse des enjeux et urgences, accusé de réception, transmission pour traitement, rédaction de projets de réponse notamment) ;- Gérer de manière autonome l agenda et la ligne téléphonique du secrétaire général ;- Assurer de manière autonome le suivi et la surveillance des échéances des activités du secrétaire général et faire avec lui des points réguliers à cet effet ;- Planifier et préparer les séances et les entretiens, y compris la documentation utile ; assurer le suivi des actions et décisions qui en découlent ;- Garantir de manière autonome une communication fluide et une coordination de qualité avec la chancellerie et les autres services du secrétariat général, les directions de support et le secrétariat des directions de support, des présidences et des directions des juridictions, ainsi qu avec les assistantes des conseillères et conseillers d Etat, la Chancellerie d Etat, les secrétariats généraux de l administration cantonale et du Grand Conseil et les autres partenaires du Pouvoir judiciaire (direction générale du projet Justitia 4.0, service du protocole, conférence des secrétaires généraux des ordres judiciaires, secrétariat général du Tribunal fédéral et de services ou offices de l administration fédérale, secrétariat général de l Ordre des avocats par exemple) ;- Assurer avec constance une gestion documentaire rigoureuse pour favoriser une activité efficiente ; procéder au contrôle qualité de la correspondance sortante ;- Garantir un accueil de qualité aux interlocutrices et interlocuteurs internes et externes du secrétaire général ;- Assister le secrétaire général dans la gestion de ses collaborateurs et collaboratrices directs (suivi des entretiens annuels, gestion des formulaires, accompagnement des recrutements en lien avec la direction des ressources humaines, gestion des absences notamment) ;- Contribuer à la gestion du calendrier institutionnel annuel en lien avec la chancellerie du secrétariat général, en planifiant les séances des organes de gouvernance et de direction, les séances avec les collaborateurs et collaboratrices directs et les rencontres régulières avec les partenaires.ProfilVous êtes au bénéfice d une formation professionnelle commerciale ou d un diplôme supérieur (par exemple: Bachelor ou HEG) ou d une autre formation jugée équivalente, complétée par 5 ans d expérience utiles au poste, à proximité d une direction générale.Compétences clés :- Autonomie et rigueur- Sens aigu de proactivité, réactivité et facilité à gérer les imprévus- Entregent, courtoisie, et aisance dans les relations avec des interlocutrices et interlocuteurs exigeants- Discrétion et réserve- Sens du service au public interne et externe- Esprit de synthèseCompétences spécifiques :Vous possédez une excellente connaissance des enjeux, des processus et des procédures du fonctionnement d une direction générale ou d un organe de gouvernance. Vous maîtrisez la suite bureautique et les outils informatiques (MS Office). Vous avez une excellente maîtrise de la langue française. Vous bénéficiez d une aisance rédactionnelle, notamment dans la prise de notes.Constitue un plus : de bonnes connaissances de l allemand, de l anglais et des institutions cantonales et fédérales.AvantagesUn environnement dynamique et porteur de sens, en charge d une mission passionnante et essentielle pour la collectivité publique. Des prestations sociales de qualité. Des offres de formation.Un extrait du casier judiciaire et une attestation du registre des poursuites et des faillites seront requis à la fin du processus de recrutement.Veuillez postuler en ligne via le site de l Etat de Genève. Il ne sera répondu qu aux dossiers complets et répondant aux critères formulés dans l annonce.En fin de procédure, tous les dossiers des personnes non retenues seront détruits.Lieu de travailPlace du Bourg-de-Four 1Classe : classe 15Taux d activité : 100%Type de contrat : CDIDélai d inscription :Entrée en fonction : jidebdda15afr jit0729afr jpiy26afr