Assistant-e administratif-ve à 50%

Nous recherchons pour une institution publique, un-e assistant-e administratif.ve pour une mission temporaire de 1 an à 50%.
 

Responsabilités principales

• Gestion et suivi des demandes de soutien

  • Réception, traitement et vérification des demandes soumises via une plateforme dédiée.
  • Contrôle de la conformité et de la complétude des dossiers.
  • Analyse des pièces justificatives et suivi de l'avancement des demandes.
  • Coordination avec les parties prenantes pour garantir le respect des procédures et des délais.

• Support administratif et secrétariat

  • Gestion des courriers entrants et sortants ainsi que des communications téléphoniques.
  • Rédaction et envoi de demandes d'informations ou de documents complémentaires auprès des bénéficiaires et partenaires.
  • Classement, archivage et mise à jour des documents sur les outils numériques et dans les dossiers électroniques.
  • Assurer un suivi administratif rigoureux et contribuer à la bonne circulation de l'information.

• Gestion financière et contrôle administratif

  • Saisie, contrôle et suivi des paiements dans les outils de gestion.
  • Tenue et mise à jour de tableaux de bord financiers et administratifs.
  • Préparation et suivi des éléments liés aux indemnités et remboursements.
  • Participation aux contrôles a posteriori des contributions versées.
  • Analyse de premier niveau des documents financiers transmis par les bénéficiaires (états financiers, comptes, justificatifs), afin de vérifier leur cohérence et leur conformité avec les exigences en vigueur.
  • Signalement des écarts ou anomalies et préparation des dossiers pour validation.

Profil recherché

• Titulaire d’un CFC d’employé(e) de commerce 

• Au bénéfice d’une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans une fonction similaire de secrétariat, d’assistanat administratif ou de gestion administrative.

• Excellente maîtrise des outils bureautiques usuels

• Solides capacités organisationnelles, avec une grande rigueur dans le traitement et le suivi des dossiers.

• Aptitude à gérer plusieurs tâches en parallèle tout en respectant les délais et les procédures.

• Personne autonome, proactive et capable de prendre des initiatives dans son périmètre de responsabilités.

• Excellentes qualités relationnelles, sens du service et aisance dans les contacts avec des interlocuteurs variés.

• Discrétion, fiabilité et sens de la confidentialité indispensables.

Nous nous réjouissons de recevoir votre dossier (CV, certificats de travail et diplômes)