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Assistant/e de Direction au Montreux Jazz Festival

Entreprise
Fondation du Festival de Jazz De Montreux
Lieu
Montreux
Date de publication
07.01.2017
Référence
255814

Description

Le cahier des charges comporte les activités principales suivantes

Secrétariat – administration
• Assistance du Directeur Général (DG) et de la Secrétaire Générale (SG) dans leurs tâches quotidiennes (rédaction d'emails, de courriers et d'invitations en français ou anglais)
• Réception des appels téléphoniques (filtrage et transmission)
• Organisation et tenue des agendas: rdv externes (partenaires officiels et autres, interviews, etc…) et rdv/séances internes (collaborateurs MJF) du DG et de la SG
• Organisation des voyages du DG et de la SG: logistique (transports, hôtels), rdv, contacts, feuille de route et organisation des déplacements des collaborateurs (transports, réservations d’hôtel)
• Organisation des séances plénières du BP (dates, lieu, prise de PV)
• Etablissement de compte-rendus de réunions et de relevés de décisions
• Gestion administrative de l’Association des Amis du Festival (rédaction et envoi des différentes communications aux membres, suivi des paiements et archivage des cotisations, planification et organisation des événements, promotion de l’Association)

Protocole – tâches liées à l’accueil protocolaire d’invités individuels
• Mise à jour de la base de données des contacts de la Direction générale et du Festival
• Envoi de lettres de compliments (vœux, remerciements) de la part du DG / SG
• Aide à l’envoi personnalisé des Save the Date et des invitations annexes à la manifestation
• Organisation de la logistique des transports et de l’hébergement de certains VIP
• Aide à la planification et à l’organisation des tâches liées au Protocole, y compris opérationnelles
• Accueil et relationnel auprès des invités lors des événements
• Gestion des emails, prise en charge des demandes protocolaires, suivi avant et pendant la manifestation
• Pendant le Festival :
o Gestion de l’équipe de Staffs : définition des cahiers des charges et établissement du règlement, sélection et formation de l’équipe staffs, gestion du planning
o Assistance de la SG dans l’accueil des invités VIP (en Fr./Angl./All) et dans l’organisation d’évènements spécifiques, co-gestion des urgences et des demandes de dernière minute, préparation, vérification et suivi quotidien de la liste des arrivées et départ

Montreux Jazz Artists Foundation – coordination du mécénat privé
• Suivi administratif des donations, rédaction et envoi des lettres de remerciements de soutien et des attestations de dons, transmission régulière de l’état des donations à la SG et tenue à jour de l’évolution financière selon les versements
• Gestion opérationnelle des avantages relatifs aux différents statuts de mécènes privés, prise de contact individuelle pour la compilation des besoins et suivi de la bonne application des avantages au quotidien

Profil recherché :
Compétences professionnelles
• Formation et expérience souhaitée dans l’assistanat de Direction
• Expérience dans l’hôtellerie ou la planification administrative : un atout
• Excellente maîtrise de l’anglais (niveau C2) et bonnes connaissances en allemand (C1) / oral et écrit
• Goût et aisance pour l’organisation et la planification administratives et événementielles
• Capacité à mettre des priorités dans les missions données
• Goût prononcé pour les contacts et l’accueil personnalisé
• Capacité à gérer les imprévus par une bonne réactivité
• Grande aisance rédactionnelle pour différents types de document (pv, lettres administratives, lettres de remerciements, etc.)

Qualités recherchées
• Dynamique et enthousiaste
• Grande précision dans le travail
• Grande discrétion et entregent
• Grande endurance et très bonne gestion du stress
• Esprit d’équipe
• Flexible

Conditions générales
• Entrée en fonction : de suite
• Taux de travail : 100%
• Lieu de travail : Montreux
• Salaire : à convenir

Candidature complète (CV, lettre de motivation ciblée, diplômes et certificats de travail) à adresser au département des Ressources Humaines par email à contactrh@mjf.ch

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