Assistant ou Assistante de direction et coordination du secrétariat - 100%

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquantici.

Le poste est rattaché à laDirection juridique, intégrité et conformité, qui regroupe les activités juridiques, de médiation, permettant à toute personne d’exprimer ses difficultés ainsi que de traitement des événements indésirables graves sous l’angle de la qualité.Elle dépend de la direction générale adjointe, qui assure la logistique administrative du conseil d'administration, du bureau du conseil d'administration et du comité de direction.

Assistant ou Assistante de direction et coordination du secrétariat - 100%

Dans votre rôle d’assistanat de direction, vous assumez en toute autonomie les tâches liées au secrétariat du directeur, en assurant une planification efficace de ses activités et la gestion de son agenda. Vous prenez en charge l’ensemble de la correspondance et la gestion des documents entrants, en priorisant et identifiant les éléments importants à soumettre selon les procédures internes. Vous rédigez la correspondance avec ou sans dictée, réceptionnez les appels téléphoniques, précisez les demandes pour déterminer le niveau d’urgence et l’importance, et prenez les mesures appropriées.

Vous organisez les séances, élaborez les supports et toute la documentation nécessaire aux points abordés. Pendant les séances, vous rédigez les procès-verbaux, assurez leur diffusion et le suivi des actions à entreprendre. Vous gérez de manière autonome certains dossiers, les analysez, sollicitez les ressources nécessaires pour prendre des décisions tout en informant votre hiérarchie de leur évolution. Vous maintenez en tout temps une attitude professionnelle irréprochable, tant en interne qu'en externe, et garantissez la confidentialité totale des situations traitées.

En parallèle, vous assurez la coordination et la gestion du secrétariat de la Direction juridique, intégrité et conformité, supervisant une équipe de 7 secrétaires. Vous participez à la formation de l’équipe ainsi qu’à l’accueil des nouveaux arrivants, et vous engagez dans les tâches liées au secrétariat, comme le suivi, le classement et l’archivage des dossiers. Vous accueillez les visites internes et externes.

En outre, vous veillez à la mise à jour continue des processus garantissant le bon fonctionnement du secrétariat et en développez de nouveaux si nécessaire. Grâce à votre esprit orienté vers les solutions, vous faites preuve d’initiative et proposez des réponses efficaces aux problématiques rencontrées.

Qualifications

Vous bénéficiez d’une maturité commerciale complétée par un Brevet Fédéral d’assistanat de direction, ou d’un diplôme jugé équivalent. Vous justifiez d’une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un poste d'assistanat de direction au sein d'une grande structure ainsi que d’une première expérience réussie dans la gestion d’une équipe.

Vous êtes une personne reconnue pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Dans vos précédents postes, vous avez traitez des dossiers complexes et vous êtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manière autonome. Vos qualités d'analyse vous permettent de prendre des décisions sur l'orientation des dossiers avec discernement.

Afin de développer des relations de confiance et favoriser l’esprit de collaboration avec l’équipe, vous détenez d'excellentes qualités relationnelles, telles que l’écoute, la capacité à fédérer et une communication positive. Grâce à votre bonne humeur, vous contribuez à instaurer un environnement de travail agréable et motivant pour l’équipe.

Possédant d'excellentes capacités de communication, vous faites preuve de diplomatie vis-à-vis de vos interlocuteurs et interlocutrices et vous accordez une importance primordiale à la prestation de service et au respect absolu de la confidentialité. De nature flexible, engagée et dynamique, vous privilégiez le travail en équipe et la collaboration.

Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous détenez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction : dès le
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 14
• Contrat : CDI
• Délai de candidature :
• Demande de renseignements : Tran, directeur DJIC,tél. 022372 80 70

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.

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