Assistant(e) Administratif(ve) – CDI 100%

La Fondation Solar Impulse promeut des solutions propres et rentables capables de répondre aux défis environnementaux tout en soutenant la croissance économique. À travers son réseau international de partenaires et son label Solar Impulse Efficient Solution, la Fondation identifie et accélère l’adoption de technologies durables à l’échelle mondiale.

L’Assistant(e) Administratif(ve) soutient l’équipe du Bureau de la Fondation et du Président dans la coordination des tâches administratives, la communication interne et l’organisation logistique. Le poste contribue à la gestion fluide des demandes reçues via le secrétariat central et apporte un soutien opérationnel aux différentes équipes lorsque nécessaire.

Responsabilités principales

Coordination du Secrétariat
● Gestion de la boîte e-mail du secrétariat central
● Tri des demandes entrantes vers les équipes concernées
● Coordination des demandes de réunions internes
● Planification des réunions dans l’agenda du Président

Support Administratif
● Préparation des documents et supports pour les réunions
● Point de contact de l’équipe communication
● Mise à jour de la base de données de contacts et suivi administratif
● Support pour l’envoi d’invitations, cartes de vœux et courriers

Déplacements et Logistique
● Assistance à l’organisation des déplacements pour les directeurs de la Fondation (réservations, coordination logistique, suivi administratif)
● Soutien logistique pour les déplacements de groupe (réservations d’hôtels et des transports)
● Soutien ponctuel à l’équipe du Bureau du Président lors de périodes de forte activité

Coordination des événements internes & hospitalité
● Coordination et organisation de déjeuners internes
● Commande de catering
● Préparation des salles de réunion (mise en place café, matériel, disposition de la salle)

Soutien administratif personnel auprès du Président
● Suivi et renouvellement de certains abonnements et adhésions (compagnies aériennes, associations, clubs, etc.)
● Suivi de la validité de licences et certifications
● Soutien à la planification de vols d’entraînement
● Mise à jour et suivi de certains documents administratifs

Profil recherché
Diplôme administratif (CFC d’employé(e) de commerce ou équivalent)
3 ans expérience min. dans un rôle de support administratif ou d’assistanat (ass. de direction)
Français courant (oral et écrit) et anglais niveau B1
Permis de conduire B
Idéalement basé(e) à Lausanne ou région proche

Compétences techniques
Bonne maîtrise de l’environnement Mac et des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel et Google Drive)

Qualités personnelles
Excellent sens du relationnel et aisance dans les interactions avec des interlocuteurs externes
Capacité à s’adapter à des agendas et priorités évolutifs
Esprit d’équipe et sens de l’organisation
Personnalité flexible
Sens élevé de la confidentialité, de la discrétion et du service

Postulation avec envoi d'un dossier complet (CV, LM, copie des certificats de travail et diplômes) par email à : lucile.racioppi@solarimpulse.com