Assistant(e) de projets

1. Descriptif
   L’assistante de projet contribue à la bonne gestion administrative en soutenant le directeur de succursale et les conducteurs de travaux. Son activité principale consiste à gérer les flux administratifs entrant et sortant de HKM, de les traiter, classer, archiver et mettre à disposition. L’assistante répond aux appels téléphoniques et prends les messages. Elle travaille de manière organisée et dans les délais impartis. La variété des tâches est en lien avec les activités de la succursale.

2. Rôle et responsabilités
   Activités Général

- Gestion du courrier et courriels de la succursale
- Rédige différents types de courriers
- Gère les fournitures de bureau
- Archivage
- Gestion des documents officiels HKM et des collaborateurs pour chantiers (badges, attestation salaire minimale, autorisation)
- Transmission des informations liées au personnel au service RH
- Classement des documents dans OM
- Traite les demandes de dérogation de travail de nuit ou le samedi
- Création des garanties de bonne exécution

Commercial
- Suivi des offres et soumissions – rappel clients en collaboration avec le CT
- Prise de contact avec client pour rendez-vous (bon de régie) ou prise de mesures
- Traite la commande d’un client
- Assure l’envoi des documents commerciaux après validation du CT/DA, contrat et confirmation de commande
- Mise à jour des documents des affaires dans OM
- Transmet toutes les demandes d’offres au service chiffrage
- Réception et conseil à la clientèle
- Vente produit ShowRoom

Gestion de projet
- Création des commandes d’achats et leur suivi
- Création des commandes de sous-traitances
- Gestion des demandes spécifiques style badge des ouvriers
- Soutient administratif des CT
- Soutient au traitement des réclamations
- Contrôle et valide les factures créanciers en visa 1, avec le CT

Marketing
- Tenue et gestion du ShowRoom
- Création des fiches références
- Soutient l’organisation des événements HKM avec la responsable Marketing
- Assure le lien et la communication entre la succursale et le service Marketing

1. Compétences

- Expérience et/ou formation dans le domaine administratif
- Connaissance et Maitrise des produits et prestations du revêtement de sol
- Maitrise les outils informatiques
- Connaissance linguistique : Français / Allemand – commercial de base, autres langues un atout
- Méticulosité,
- Sens des priorités,
- Rapidité et précision dans la saisie
- Diplomatie
- Confidentialité
- Proactivité
- Sens du commerce

Nous attendons votre dossier de candidature complet (CV, lettre de motivation, certificats de travail et diplômes) par e-mail : giulia.polito@hkm.ch