ASSISTANT(E) FRONT OF HOUSE

Description du poste :
En tant qu'assistant-e Front of House dans notre prestigieux hôtel 5*, vous assistez votre manager dans les responsabilités essentielles liées à la réception, à la gestion de l'équipe ainsi qu'au suivi administratif, tout en restant attentif-ve aux besoins de notre clientèle.

Gestion opérationnelle
- Assister le Front of House Manager dans la supervision des opérations quotidiennes à la réception et à la conciergerie
- Veiller au respect des procédures internes et des standards LQA
- Participer à la coordination des arrivées, des départs, de la facturation et à la mis à jour du système OPERA
- Assurer le traitement et la gestion des emails de la réception, en garantissant des réponses rapides, professionnelles et conformes aux standards de l'établissement
- Assurer le suivi des offres a adressées aux clients (devis, propositions commerciales, confirmations), effectuer les relances nécessaires et maintenir une documentation à jour
- Gérer les demandes et incidents clients de premier niveau, assurer un suivi rigoureux et escalader lorsque nécessaire
- Contribuer à l'analyse des retours clients afin d'identifier des axes d'amélioration
- Maintenir une communication fluide et efficace avec les autres départements de l'hôtel pour garantir une coordination optimale

Management
- Soutenir le Front of House Manager dans l'encadrement quotidien des équipes de réception et de conciergerie
- Participer à la formation des nouveaux collaborateurs (procédures, outils, standards de service)
- Servir de point de référence opérationnel pour l'équipe en l'absence du manager ou lors de périodes de forte activité
- Participer à la gestion des plannings en cas d'absence du Front of House Manager

Administratif
- Garantir une gestion rigoureuse des séjours : création des réservations, check-in / check-out, facturation et encaissements
- Assurer un contrôle quotidien des opérations de caisse et des comptes clients, et signaler toute anomalie
- Gérer et archiver les documents lis aux séjours, aux paiements et aux litiges clients
- Contribuer au suivi administratif des offres envoyées, des confirmations de réservation et des échanges aec les clients et partenaires
- Assurer la mise à jour et le suivi des procédures, checklists, outils de communication interne et tableaux de bord

Profil recherché
- Expérience confirmée en réception hôtelière, idéalement au sein d'un environnement haut de gamme
- Expérience en revenue management, un atout
- Maîtrise indispensable de l'anglais, parlé et écrit ; la connaissance d'une autre langue constitue un avantage
- Bonne maîtrise du PMS OPERA (ou d'un système équivalent)
- Excellentes compétences relationnelles, sens aigu du service et diplomatie
- Capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique et à résoudre les problèmes de manière proactive
- Organisation, rigueur et sens du détail - Excellente expression écrite, notamment pour la correspondance client