Back Office Specialist

Back Office Specialist
MATISA est une entreprise suisse fondée en 1945, spécialisée dans la construction de machines de rénovation et d'entretien ferroviaires et formons une fière équipe d'enthousiastes.
Au fil des décennies, MATISA a élargi sa gamme de solutions – bourreuses, régaleuses-cribleuses et trains de renouvellement, entre autres – et a développé ses brevets afin de rester à la pointe de la technologie tant dans la construction que dans la maintenance.
MATISA est capable de répondre aux besoins d’une industrie en constante évolution grâce à ses efforts constants de R\&D et à son ingénierie innovante. Présents aujourd'hui dans 22 pays, nous avons 8 filiales à travers le monde (Italie, France, Allemagne, Espagne, Royaume-Uni, Japon, Brésil et Australie).
Back Office Specialist
Dans le cadre du développement de nos activités, nous souhaitons renforcer notre équipe en recrutant un·e Back Office Specialist.
Ce poste occupe un rôle central de back-office, avec une responsabilité principale orientée vers la réalisation et le suivi des offres, la gestion administrative et documentaire des dossiers, la mise à jour des systèmes IT / ERP, ainsi que la réalisation et la formalisation des procédures back-office.
Le poste intervient en support des équipes internes, des filiales et des clients.
En complément de cette activité principale, le poste intègre une activité accessoire de spécialiste Excel, avec une utilisation ponctuelle de Power BI, afin de structurer les données, fiabiliser l’information et soutenir le reporting interne.
MISSIONS PRINCIPALES
Activités principales – Back Office / gestion des offres, dossiers et procédures
Élaborer, suivre et mettre à jour les demandes d’offres
Analyser les éléments techniques et financiers nécessaires au chiffrage
Construire des offres commerciales intégrant les prestations de :
Retrofit machines
Formations
Assistance technique
Homologation
Assurer le suivi administratif des offres, commandes et dossiers clients
Constituer, gérer et classer les dossiers commerciaux et techniques
Mettre à jour, contrôler et consolider les données dans l’ERP et les outils IT
Garantir la conformité, la traçabilité et l’archivage de la documentation
Réaliser la facturation et assurer le suivi administratif associé
Assurer l’interface back-office avec les équipes internes, les filiales et les clients
Rédiger, structurer et maintenir à jour les procédures back-office (offres, dossiers, outils, bonnes pratiques)
Activités accessoires – Spécialiste Excel \& reporting
Intervenir en tant que référent·e / spécialiste Excel pour les activités back-office
Concevoir, maintenir et optimiser des fichiers Excel avancés :
Modèles de calcul
Tableaux de suivi
Fichiers de chiffrage et de budgets
Automatisations
Exploiter Excel pour le suivi des offres, des budgets et des données administratives
Produire et consolider des reportings et indicateurs de suivi
Utiliser Power BI de ère ponctuelle pour la visualisation des données et le reporting interne
Contribuer à l’amélioration continue des outils et processus back-office par la structuration des données et la formalisation méthodologique
PROFIL RECHERCHÉ
Formation
Bachelor en ingénierie dans un domaine technique : Industriel, Mécanique, Électrique, Automatisation ou équivalent
Formation complémentaire ou certification en Excel avancé
Connaissances ou formation de base en Power BI appréciées
Expérience
5 à 10 ans d’expérience en environnement industriel
Expérience confirmée en back-office, inside sales ou fonctions administratives techniques
Expérience en gestion d’offres, suivi administratif et documentation structurée
Compétences techniques et organisationnelles
Très bonne maîtrise d’Excel :
Formules avancées
Tableaux croisés dynamiques
Modèles de calcul
Structuration et fiabilisation des données
Power BI apprécié comme outil de reporting
Capacité à formaliser des procédures claires et structurées
Rigueur administrative et sens de l’organisation
Aisance avec les systèmes IT et les ERP
Langues
Français : C1
Anglais : B2
Italien, allemand ou espagnol : un atout
OUTILS UTILISÉS
Excel (maîtrise indispensable – rôle de spécialiste)
Power BI (utilisation ponctuelle)
ERP Sage X3
Therefore™ – système de gestion documentaire
COMPÉTENCES PERSONNELLES
Rigueur, fiabilité et sens du détail
Excellente capacité de structuration et de rédaction
Autonomie et esprit d’équipe
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Bonne communication professionnelle
Orientation amélioration continue et standardisation
AVANTAGES
Dispositions relatives à la convention collective industrielle suisse :
Cantine de la compagnie
Horaires flexibles
Remboursement partiel des coûts des transports en commun
Participation de l’entreprise à des événements sportifs (courses, manifestations sportives, événements d’équipe), favorisant la cohésion, le bien-être et l’esprit d’équipe.
MATISA est une entreprise dont les employés s'engagent à fournir un travail de qualité en investissant dans nos clients à travers ses produits et services. Nous serions ravis de vous accueillir bientôt ! jida969a89jm jit0519jm jiy26jm