Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve et opérationnel le

Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve et opérationnel le
Taux d'activité : 100%
Lieu de travail : Lausanne (VD)
Contrat : Durée indéterminée (CDI)
Rattachement : Rattaché·e directement au Directeur des Opérations
Qui sommes-nous ?
Lyncée Tec, pionnier lausannois de la microscopie holographique issu de l'EPFL, a récemment rejoint le groupe international Park Systems. Pour accompagner notre fort développement et piloter notre gestion documentaire, logistique et administrative internationale, nous recrutons pour notre site de Lausanne un·e : Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve et opérationnel·le (100%).
Mission principale : Assurer la coordination et l'exécution fluide des flux administratifs, logistiques et opérationnels de l'entreprise sous la supervision directe du COO.
Description du poste
1. Coordination logistique
Gestion des flux : Saisie et suivi des commandes, des non-conformités et du service après-vente (SAV) dans l'ERP ProConcept.
Suivi fournisseurs : Assurer la communication opérationnelle et le suivi des délais avec les partenaires d'approvisionnement.
2. Coordination des expéditions internationales
Logistique export : Rédaction des formulaires d'expédition et coordination opérationnelle des transports internationaux.
Suivi des flux : Collaborer étroitement avec les prestataires de transport et suivre l'avancement des livraisons.
3. Gestion documentaire export et douane
Conformité douanière : Établissement et contrôle des documents douaniers nécessaires à l'exportation.
Interface douane : Agir en tant que garant et interlocuteur privilégié auprès des transitaires pour les aspects douaniers.
4. Traçabilité et archivage
Sauvegarde des données : Garantir la traçabilité et la sauvegarde des documents officiels pour le siège social.
Archivage : Classer et archiver les dossiers d'expédition et les documents douaniers selon les directives internes.
5. Support administratif et comptable
Contrôle facturation : Vérifier la correspondance entre les commandes, les réceptions de marchandises et les factures.
Suivi comptable : Enregistrer et suivre les factures fournisseurs dans l'ERP ProConcept, et assurer leur archivage numérique. (En Back-up de la Responsable administrative)
Profil recherché
Formation
Diplôme requis : CFC d'employé·e de commerce, de logisticien·ne ou tout CFC en lien avec l'énoncé ci-dessus.
Atout : Toute formation continue ou complémentaire en gestion des exportations ou en logistique.
Compétences techniques
Bureautique : Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word).
Processus : Bonne compréhension globale des processus d'entreprise (Supply Chain, administration).
Système : La connaissance de l’ERP ProConcept constitue un atout majeur.
Langues
Français : Langue de travail (parfaite maîtrise orale et écrite).
Anglais : Bonnes connaissances à l'écrit (échanges professionnels internationaux par e-mail).
Compétences personnelles
Flexibilité : Capacité à s'adapter rapidement à un environnement en constante évolution.
Autonomie et structure : Aptitude à créer ses propres méthodes de travail et à structurer des processus encore informels.
Résilience : Capacité à travailler de ère proactive dans un environnement dynamique sans flux prédéfinis.
Organisation : Excellente gestion des priorités et capacité à mener de front plusieurs dossiers simultanément. jid12277afjm jit0522jm jiy26jm