Direktionssekretärin

Direktionssekretärin
(voir la version en français plus bas)
Nach drei Jahren, in denen das Unternehmen ausschließlich von seinen Gründern geführt wurde, tritt Medigo nun in eine Phase des strukturierten Wachstums ein. Wir suchen unsere ersten beiden Mitarbeiterinnen, darunter diese Stelle als Chefsekretärin.
Du übernimmst eine zentrale Koordinationsrolle: Du entlastest die Gründer von administrativen und organisatorischen Aufgaben, damit sie sich auf die Geschäftsentwicklung und das Produkt konzentrieren können. Es handelt sich um eine verantwortungsvolle Position in einem überschaubaren Unternehmen, in dem jede Entscheidung zählt.
Aufgaben
Koordination und Kontaktpflege mit den verschiedenen Akteuren
Logistische Koordination von Besprechungen, Kundenpräsentationen und Veranstaltungen
Organisation interner Besprechungen
Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben
Pflege der Beziehungen zu Partnern und Kunden: Kantone, Spitäler, Notfalldienste
Kontaktpflege zu Dienstleistern: Treuhänder, Steuerberater, Juristen usw.
Überwachung vertraglicher und gesetzlicher Fristen
Vertriebsunterstützung und Kommunikation
Erstellung und Layout von Präsentationen, Angeboten und Berichten
Versand und Nachverfolgung von Angeboten
Verwaltung interner Kommunikationsinstrumente (Notion, Ksuite usw.)
Punktuelle Unterstützung bei der externen Kommunikation (Instagram, Facebook, LinkedIn, Newsletter, WordPress)
Verwaltung
Verfolgung und Ablage von Verwaltungsdokumenten: Verträge, Rechnungen, offizielle Korrespondenz
Physische und digitale Archivierung von Unternehmensdokumenten
Grundlegende Finanzverwaltung
Erfassung und Nachverfolgung von Spesenabrechnungen
Erstellung der monatlichen Buchhaltungsunterlagen in Zusammenarbeit mit dem Treuhänder
Verfolgung von Kundenrechnungen und Verwaltung von Mahnungen, falls erforderlich
Gesuchtes Profil
Ausbildung und Erfahrung
Eidgenössisches Diplom als Sekretärin/Secretariat oder gleichwertige Qualifikation
Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, als Assistent der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion
Erfahrung im Gesundheitswesen oder in einer Startup-Umgebung: ein Pluspunkt
Fachliche Kompetenzen
Ausgezeichnete Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift; Schweizerdeutsch als Muttersprache ist von Vorteil
Sehr gute ösischkenntnisse (Arbeitssprache des Unternehmens)
Vertrautheit mit digitalen Tools: KSuite, Notion, LinkedIn, Instagram
Erfahrung im Umgang mit geteilten Kalendern und Videokonferenzsystemen
Grundkenntnisse in Buchhaltung (Erfassung, einfache Bankabstimmung)
Englischkenntnisse: ein Pluspunkt
Persönliche Stärken
Hoher Verantwortungssinn und Initiative: Du identifizierst Bedürfnisse, bevor sie geäussert werden.
Zuverlässigkeit und Diskretion: Du arbeitest täglich mit vertraulichen Informationen.
Organisationstalent und Prioritätenmanagement: Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig effizient steuern.
Kommunikative Fähigkeiten: Du vertrittst das Unternehmen gegenüber institutionellen Partnern.
Echtes Interesse an der Mission von Medigo und deren Beitrag zur öffentlichen Gesundheit.
Was wir bieten
Ein ehrliches Arbeitsumfeld, in dem sich jeder äussern kann.
Ein wettbewerbsfähiges Gehalt für ein dynamisches Startup in Wachstumsphase die genaue Höhe wird im ersten Gespräch mitgeteilt.
Echte Flexibilität bei Arbeitszeiten und -ort (teilweises Home-Office).
Direkter Zugang zu Entscheidungen: Du arbeitest eng mit den Gründern zusammen, ohne hierarchische Zwischenstufen.
Eine Position mit Entwicklungsperspektiven: Dein Aufgabengebiet wächst mit dem Unternehmen.
Eine sinnstiftende Mission: Du bist an der Gestaltung eines Gesundheitsservice beteiligt, der bereits von über 200'000 Menschen in der Schweiz genutzt wird.
Einstieg
So bald wie möglich
Bewerbungserfahrung
Bitte beachten Sie unsere Bewerbungsunterlagen sorgfältig. Wir erwarten viele Bewerbungen und verpflichten uns, Ihnen innerhalb von 5 Werktagen nach jedem Schritt eine Antwort zu erteilen. Unser Auswahlverfahren gliedert sich in vier Phasen.
Senden Sie uns zunächst Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf.
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Version en français
Après trois années durant lesquelles l'entreprise a été dirigée exclusivement par ses fondateurs, Medigo entre dans une phase de croissance structurée. Nous recherchons nos deux premières collaboratrices, dont ce poste de secrétaire de direction.
Tu assumeras un rôle central de coordination : tu déchargeras les membres fondateurs des tâches administratives et organisationnelles afin qu’ils puissent se concentrer sur le développement commercial et le produit. Il s’agit d’un poste à responsabilités au sein d’une entreprise à taille humaine, où chaque décision compte.
Tâches
Coordination et relations avec les différents acteurs
Coordination logistique des réunions, des présentations clients et des événements
Organisation des réunions internes
Organisation et suivi des tâches
Entretien des relations avec les partenaires et clients : cantons, hôpitaux, services d’urgences
Liaison avec les prestataires : fiduciaires, conseillers fiscaux, juristes, etc.
Suivi des délais contractuels et légaux
Soutien commercial et communication
Création et mise en page de présentations, d'offres et de rapports
Envoi et suivi des offres
Gestion des outils de communication internes (Notion, Ksuite, etc. )
Soutien ponctuel à la communication externe (Insta, Facebook, LinkedIn, newsletter, wordpress)
Administration
Suivi et classement des documents administratifs : contrats, factures, correspondance officielle
Archivage physique et numérique des documents de l'entreprise
Gestion financière de base
Saisie et suivi des notes de frais
Préparation des documents comptables mensuels en collaboration avec le fiduciaire
Suivi des factures clients et gestion des relances si nécessaire
Profil recherché
Formation et expérience
Brevet fédéral d'assistante/assistant de direction ou équivalent
Au moins 2 ans d'expérience professionnelle dans le secrétariat, en tant qu'assistant(e) de direction ou dans une fonction similaire
Expérience dans le secteur de la santé ou dans une start-up : un atout
Compétences professionnelles
Excellente maîtrise de l'allemand à l'oral comme à l'écrit, langue maternelle suisse allemande sera un atout,
Très bonne maîtrise du français (langue de travail de l'entreprise)
Maîtrise des outils numériques : KSuite, Notion, LinkedIn, Instagram
Familiarité avec les calendriers partagés et les outils de visioconférence
Connaissances de base en comptabilité (saisie, rapprochement bancaire simple)
Anglais : un atout
Aptitudes personnelles
Grand sens des responsabilités et esprit d'initiative : tu identifies les besoins avant même qu'ils ne soient exprimés
Fiabilité et discrétion : tu travailleras quotidiennement avec des informations confidentielles
Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
Compétences en communication : tu représentes l'entreprise auprès de partenaires institutionnels
Véritable intérêt pour la mission de Medigo et sa contribution à la santé publique
Ce que nous proposons
Un environnement de travail honnête dans lequel chacun peut s’exprimer
Un salaire compétitif pour une start-up en pleine croissance — la fourchette salariale sera communiquée lors du premier entretien
Une réelle flexibilité en matière d'horaires et de lieu de travail (télétravail partiel)
Un accès direct aux décisions : tu travailles en étroite collaboration avec les fondateurs, sans intermédiaire hiérarchique
Un poste offrant des perspectives d'évolution : ton champ d'activité s'élargit au fur et à mesure que l'entreprise se développe
Une mission qui a du sens : participer à la conception d'un service de santé utilisé par plus de 200 000 personnes en Suisse
Entrée en fonction
Dès que possible.
Expérience de recrutement
Soigne ta copie, nous envisageons de recevoir beaucoup de candidatures et nous nous engageons à te répondre dans un délai de 5 jours ouvrables après chaque étape. Notre processus de recrutement se déroulera en quatre phases.
Fais-nous d'abord parvenir ta lettre de motivation et ton CV. jpid7122189jm jit0624jm jiy26jm