Assistant administratif

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et figure parmi les 20 meilleures universités au monde. L'EPFL emploie plus de 6 500 personnes soutenant les trois missions principales de l'institution : l'enseignement, la recherche et l'innovation. Ce poste est basé au Campus Biotech à Genève, campus associé de l'EPFL. Sur les rives du lac Léman, Campus Biotech réunit l'EPFL, l'Université de Genève, le Wyss Center, les Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) et des startups dans un écosystème interdisciplinaire unique.

Le groupe A. Mathis pour les neurosciences computationnelles et l'IA, sous la direction du professeur Alexander Mathis, recherche un assistant administratif pour assurer le bon fonctionnement quotidien du laboratoire. Vous collaborerez étroitement avec le professeur, les chercheurs, les étudiants et les services centraux de l'EPFL pour soutenir l'exécution des projets et des activités quotidiennes, jouant un rôle central dans la réalisation des missions de recherche et opérationnelles du laboratoire. Vous reporterez directement au responsable du laboratoire.

• Assistance dans la gestion des fonds et des subventions, y compris le suivi des dépenses, les rapports financiers (salaires, factures, dépenses par carte de crédit), les prévisions financières, les achats et les rapports ;
• Administration du personnel : soutien au processus d'embauche, préparation des contrats de travail (académiques et non académiques), accréditation, intégration et départ, gestion des absences et des agendas, suivi du cycle de vie des employés (y compris stagiaires, stagiaires d'été et chercheurs invités).
• Gestion du calendrier et de l'agenda : gestion de l'agenda du professeur, planification et coordination des réunions et rendez-vous, et soutien administratif général aux activités du professeur.
• Organisation d'événements : coordination des déplacements, réunions, conférences, séminaires et symposiums ; organisation des soutenances de thèse, réunions de groupe et activités de team-building.
• Gestion des visiteurs et de la mobilité : organisation des arrivées des nouveaux employés et chercheurs invités, assistance pour les demandes de visa, hébergement et assurance maladie, et gestion complète des déplacements des invités.
• Coordination : liaison avec les services centraux et académiques de l'EPFL (École doctorale, Sections, équipe du doyen, etc.), les agences de financement et les partenaires externes.

• Expérience avérée en tant qu'assistant administratif, idéalement dans un environnement académique ou de recherche.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Proactif, fiable et orienté service, avec un état d'esprit "can-do".
• Maîtrise du français et de l'anglais requise.
• Compétences informatiques, avec une excellente maîtrise d'Outlook et une très bonne maîtrise de Word, Excel et PowerPoint. La connaissance des outils de gestion de projet est un plus.
• Capacité à interagir avec tous les niveaux du corps professoral, du personnel et des étudiants et à s'épanouir dans un environnement multiculturel.

• Excellentes conditions de travail.
• Un environnement multiculturel et stimulant.
• Des opportunités de formation continue et de développement professionnel.

Date de début du contrat : dès que possible

Taux d'activité min : 30,00

Taux d'activité max : 50,00

Type de contrat : CDD

Durée : un an renouvelable

Référence : 2264

Les candidatures doivent être soumises exclusivement via le site web de l'EPFL. Veuillez inclure un CV, une lettre de motivation et toutes références ou diplômes pertinents.

EPFL est un employeur garantissant l'égalité des chances et s'engage à promouvoir un lieu de travail diversifié et inclusif.