Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

• Lausanne / CDI / 70% / FR - ENG
  
  • Executive Assistant & Office Manager

About Our Client

Société suisse indépendante active dans le secteur financier, établie dans la région lausannoise.

Job Description

Executive Assistant au CIO :

• Gestion proactive et complète de l'agenda du CIO, avec priorisation stratégique des enjeux.
• Organisation et coordination des instances de gouvernance (Investment Committee, Boards) : préparation des agendas, gestion. des invitations et production des supports.
• Préparation, mise en forme et relecture de présentations et documents à destination de parties prenantes de haut niveau.
• Gestion des communications : tri des emails, rédaction de courriers et suivi des actions.
• Organisation des déplacements du CIO de bout en bout (réservations, visas, itinéraires, notes de frais).
• Coordination avec les interlocuteurs internes (Heads of Departments) et externes.
• Suivi des échéances, des projets et des livrables stratégiques.
• Organisation d'événements clés (Investment Days).

Office Management & Support Administratif :

• Supervision des opérations quotidiennes du bureau (accueil, gestion des prestataires, maintenance).
• Coordination des services généraux (nettoyage, facility management, fournisseurs).
• Gestion des accès, badges et places de parking.
• Support administratif global (gestion des calendriers, communications internes, traitement du courrier).
• Gestion des fournitures et suivi des stocks.
• Participation aux processus d'onboarding (installation, matériel, accès systèmes).

The Successful Applicant

En tant qu'Executive Assistant & Office Manager, vous avez le profil suivant :

Expérience :

• Minimum 5 ans sur un poste similaire (Executive Assistant / Personal Assistant).
• Expérience en services financiers, banque ou environnement régulé.
• Exposition au support d'un senior executive (idéalement CIO ou équivalent).
• Expérience en gouvernance ou support de boards/comités.

Compétences :

• Excellente maîtrise de Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
• Très bon niveau d'anglais et français requis.
• Capacités avancées en production de présentations professionnelles.
• Organisation exceptionnelle et gestion des priorités.
• Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles.
• Forte discrétion et sens de la confidentialité.
• Proactivité et capacité d'anticipation.
• Capacité à travailler sous pression avec fiabilité.
• Esprit d'équipe avec autonomie.

What's on Offer

Notre client vous offre :

• Un poste permanent dans une entreprise bien établie.
• 5 semaines de vacances pour un bon équilibre travail-vie privée.
• Une ambiance professionnelle et collaborative.
• La possibilité de contribuer activement au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations quotidiennes.

Quote job ref

JN-062026-7037847

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Executive Assistant

Industry

Financial Services

Location

Lausanne Region

Contract Type

Permanent

Job Reference

JN-062026-7037847