Gestionnaire administratif-ve des ressources temporaires

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Dans le cadre d’un ambitieux projet de centralisation des ressources d’appoint internes et externes, la Direction des ressources humaines (DRH) et la Direction des soins (DSO) unissent leurs expertises pour construire un modèle de gestion du personnel temporaire plus performant, plus agile et davantage orienté vers les besoins des services.

Au sein de ce dispositif en pleine évolution, assurez le suivi administratif et financier des activités de placement temporaire. Vous contribuez à la qualité des données, au respect des processus administratifs et au bon fonctionnement des outils de gestion utilisés par les unités de placement.

En collaboration avec les équipes de placement, vous assurez le suivi administratif et financier des activités,  participez au contrôle des informations de gestion, soutenez les utilisateurs de l’application PRIM et contribuez à l’amélioration continue des pratiques et outils répondant aux besoins opérationnels des unités de placement du personnel d’appoint (CART et Pool DSO.)

En rejoignant cette fonction, vous intégrez un environnement dynamique où vous contribuerez à la continuité des prestations du CHUV par un soutien administratif spécialisé aux activités de placement des ressources temporaires.

Mission

Vous contribuez au bon déroulement des activités de placement temporaire en assurant le suivi administratif, la facturation et le contrôle des données nécessaires à leur gestion. Par votre rigueur administrative et votre maîtrise des outils, vous participez à la qualité des informations de gestion et au respect des processus en vigueur. 

Dans ce cadre, vous :

• Garantissez le bon déroulement de la facturation des activités de placement temporaire, qu’elles concernent les missions réalisées par les agences partenaires ou par les collaborateur-trice-s des pools internes soins ou non soins 
• Veillez à la cohérence et à la fiabilité des données administratives et financières en assurant les contrôles nécessaires entre les différents systèmes et les pièces justificatives 
• Identifiez, analysez et suivez les écarts de facturation, tout en coordonnant les actions correctives avec les différents acteurs concernés 
• Collaborez étroitement avec les équipes comptables afin d'assurer un traitement efficace et un suivi rigoureux des opérations financières 
• Assurez la gestion administrative des activités de placement et contribuez à maintenir un haut niveau de qualité documentaire 
• Participez à l’harmonisation et à l’amélioration des pratiques administratives entre les activités de placement du personnel soignant et non-soignant 
• Agissez comme personne ressource et super utilisateur-trice de l’application PRIM, en accompagnant les utilisateur-trice-s au quotidien 
• Contribuez activement à l’évolution des outils en participant aux tests fonctionnels, aux paramétrages et aux évolutions de l’application 
• Produisez, suivez et analysez  les indicateurs de pilotage nécessaires au suivi des activités
• Réalisez les analyses statistiques et les reportings nécessaires aux partenaires internes 
• Prenez part aux projets transversaux visant à optimiser les processus, les outils et le spratiques de gestion des ressources temporaires.

Grâce à votre sens de l’analyse, votre maîtrise des données et votre esprit d’amélioration continue, vous participez activement à la qualité et à l’efficience des activités de placement du CHUV.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce ou d’un titre jugé équivalent
• Une maturité professionnelle commerciale, un diplôme ES ou une formation jugée équivalente dans les domaines administratif, RH ou de la gestion constitue un atout
• Vous bénéficiez d’une expérience dans une fonction intégrant la facturation, le suivi opérationnel et la gestion de données
• Vous possédez une excellente maîtrise des outils bureautiques usuels, notamment Excel
• Une connaissance des outils PRIM, Polypoint et GDI constitue un atout
• Une expérience en tant que référent-e fonctionnel-le d’un outil métier constitue un avantage
• Vous êtes capable de structurer, suivre et améliorer des processus administratifs
• Vous faites preuve de rigueur, d’un excellent sens de l’organisation et d’une forte orientation qualité
• Vous disposez d’une bonne résistance au stress et êtes capable de gérer des activités soumises à des contraintes de délais
• Une expérience dans un environnement hospitalier ou institutionnel complexe constitue un atout.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier:

• De prestations sociales de premier ordre et d'un congé paternité de 20 jours
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D'un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l'accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants
• D'avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l'association H-Oxygène
• D'avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l'achat de vélos électriques
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction : Monsieur Davide Rais, Responsable recrutement opérationnel, au 021 314 28 92 ou Madame Eliane Foucault, Adjointe à la DSO au 021 314 55 49.

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce. 

En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure . Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à , soit par téléphone au 021 314 85 70

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.