Office Manager & Coordinateur·trice Romandie

Office Manager & Coordinateur·trice Romandie (80%)
SwissFoundations – la voix des fondations donatrices suisses
SwissFoundations est l’association faîtière des fondations donatrices d’utilité publique en Suisse et au Liechtenstein. Organisation indépendante sur les plans politique et économique, nous représentons plus de 240 fondations et défendons leurs intérêts auprès des milieux politiques, économiques, académiques et de la société.
Nous nous engageons en faveur d’une activité philanthropique forte, efficace et tournée vers l’avenir, portée par une équipe orientée service, basée à Zurich et Genève, qui se distingue par son sens des responsabilités, la confiance mutuelle et le plaisir de contribuer ensemble à un impact concret.
Afin de renforcer et développer nos activités en Suisse romande, nous recherchons, pour une entrée en fonction en septembre ou octobre 2026, un·e :
Office Manager & Coordinateur·trice Romandie (80%)
Administration, Événements & Communication
Votre rôle :
Ce rôle polyvalent s’inscrit dans le développement de nos activités en Suisse romande.
Vous contribuez activement à leur bon fonctionnement au quotidien et à leur mise en oeuvre.
Ce poste combine des responsabilités administratives, organisationnelles et de communication, avec une forte dimension opérationnelle.
Vos missions principales :
Administration et gestion du bureau
Assurer la gestion administrative des activités en Suisse romande
Assurer la gestion administrative des membres romands (suivi, correspondance, base de données, etc.)
Participer à la coordination générale des activités de l’association
Assurer le traitement des demandes externes et la gestion des correspondances du bureau romand
Organisation d’événements
Coordonner l’organisation d’événements en Romandie (conférences, rencontres, etc.)
Gérer les aspects logistiques: recherche de lieux, catering, inscriptions, matériel
Assurer un soutien opérationnel avant, pendant et après les événements
Contenu et communication
Rédiger et publier des contenus pour LinkedIn, le site internet et autres supports
Participer à la rédaction et à l’adaptation de contenus pour les publications de l’association
Adapter et traduire des contenus vers le français depuis l’allemand et l’anglais
Relire et valider la qualité des textes en français
Coordination et soutien transversal
Collaborer étroitement avec l’équipe de Zurich
Soutenir divers projets selon les besoins
Contribuer à l’amélioration continue des processus
Votre profil :
Ce que vous apportez
Vous êtes une personne organisée, proactive et très opérationnelle, à l’aise dans un rôle polyvalent combinant responsabilités administratives, office management, coordination d’événements et soutien à la communication.
Vous disposez idéalement d’une expérience dans un rôle administratif, organisationnel ou de coordination, par exemple dans l’administration, l’office management, l’event management, la communication ou le soutien à une équipe.
Vous êtes à l’aise avec :
la gestion administrative, le suivi de membres ou de partenaires
l’organisation pratique d’événements (lieux, catering, inscriptions, matériel)
la création de contenus pour LinkedIn, le site internet ou d’autres supports
Langues
Français de niveau langue maternelle, avec d’excellentes capacités rédactionnelles
Très bonne maîtrise de l’anglais
Des connaissances d’allemand sont un réel atout
Outils et compétences pratiques
Aisance avec les outils numériques usuels, notamment Microsoft 365, les outils web et les plateformes de publication
Capacité à adapter, traduire et relire des contenus en français, et à en valider la qualité avant publication
Formation
Nous valorisons avant tout l’expérience, le sens de l’organisation, l’autonomie et l’esprit pratique
Aucun parcours académique spécifique n’est requis
Des parcours possibles en Suisse peuvent inclure, par exemple:
Employé·e de commerce (CFC)
Formation en communication, événementiel, administration ou office management
Expérience professionnelle équivalente
Vos qualités
Sens aigu de l’organisation et des priorités
Esprit pratique et orientation solutions
Autonomie et proactivité
Polyvalence et flexibilité
Excellent sens du service
Goût pour le travail en équipe et la collaboration avec des collègues basés à Zurich et à Genève
Nous offrons :
Une activité variée et concrète, avec un fort degré d’autonomie
Un rôle clé dans le développement des activités en Suisse romande
Une mission porteuse de sens au cœur du secteur philanthropique
Une équipe engagée, bienveillante et collaborative, répartie entre Zurich et Genève
Un environnement de travail flexible, avec possibilité de télétravail partiel
Un cadre de travail agréable au sein de la Maison des Fondations à Genève
Intéressé·e ?
Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature complète (CV, lettre de motivation, certificats de travail). Merci de les envoyer en un seul document PDF. jida009b4dafr jit0519afr jpiy26afr