Réceptionniste / Assistant administratif

Objectif du poste
Assurer le bon fonctionnement de
Réceptionniste / Assistant(e) administratif(ve)
Objectif du poste
Assurer le bon fonctionnement de l'environnement de travail et fournir un support polyvalent aux différents départements au sein de l'étude.
Responsabilités principales
1. Tenue de la réception et gestion administrative
Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques.
Gérer le courrier entrant et sortant.
Superviser les différentes boîtes e-mail.
2. Gestion de la logistique et des approvisionnements
Assurer la maintenance et la gestion des équipements (téléphones, imprimantes, bonbonnes d'eau).
Effectuer des courses hebdomadaires.
Assurer le lien avec les régies et les fournisseurs.
3. Planification et support événementiel
Organiser et coordonner les événements internes.
4. Support administratif polyvalent
Fournir un soutien administratif aux assistantes juridiques et aux avocats.
Apporter un soutien au département Comptabilité dans l'élaboration des notes de frais (expense reports), ainsi que pour le scan et le classement des factures.
Assister les différents collaborateurs lors des connexions à Teams, Webex et Zoom.
Apporter un support au département Informatique pour la commande de matériel et la gestion de l'inventaire du parc informatique.
Assister le département RH pour les processus d'onboarding et d'offboarding, le suivi des vacances ainsi que les demandes de permis de travail des nouveaux collaborateurs.
5. Library
Scanner les ouvrages et effectuer leur nettoyage au format PDF.
6. Archivage
Assurer l'organisation et l'archivage des documents physiques et numériques
Profil recherché
Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit
Une première expérience dans un poste administratif, d'assistanat, de réception ou de coordination de bureau est un atout.
Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités, avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément.
Excellentes compétences relationnelles et de communication, avec la capacité d'interagir de manière professionnelle avec les collaborateurs, les clients et les prestataires externes.
Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe.
Personne polyvalente, flexible et orientée service, prête à apporter son soutien à différents départements.
Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) ; la connaissance de Microsoft Teams, Webex et Zoom constitue un atout. jidff503eeafr jit0728afr jpiy26afr