Réceptionniste / Assistant(e) administratif(ve)

Objectif du poste

Assurer le bon fonctionnement de l'environnement de travail et fournir un support polyvalent aux différents départements au sein de l'étude.

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Superviser les différentes boîtes e-mail.

• Assurer la maintenance et la gestion des équipements (téléphones, imprimantes, bonbonnes d'eau).
• Effectuer des courses hebdomadaires.
• Assurer le lien avec les régies et les fournisseurs.

• Organiser et coordonner les événements internes.

• Fournir un soutien administratif aux assistantes juridiques et aux avocats.
• Apporter un soutien au département Comptabilité dans l'élaboration des notes de frais (expense reports), ainsi que pour le scan et le classement des factures.
• Assister les différents collaborateurs lors des connexions à Teams, Webex et Zoom.
• Apporter un support au département Informatique pour la commande de matériel et la gestion de l'inventaire du parc informatique.
• Assister le département RH pour les processus d'onboarding et d'offboarding, le suivi des vacances ainsi que les demandes de permis de travail des nouveaux collaborateurs.

• Scanner les ouvrages et effectuer leur nettoyage au format PDF.

• Assurer l'organisation et l'archivage des documents physiques et numériques

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit
• Une première expérience dans un poste administratif, d'assistanat, de réception ou de coordination de bureau est un atout.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités, avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes compétences relationnelles et de communication, avec la capacité d'interagir de manière professionnelle avec les collaborateurs, les clients et les prestataires externes.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe.
• Personne polyvalente, flexible et orientée service, prête à apporter son soutien à différents départements.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) ; la connaissance de Microsoft Teams, Webex et Zoom constitue un atout.

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