Responsable De Secretariat

Avec plus de collaborateurs et représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau cantonal et national. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective institutionnelle.Comptant près de 12000 collaborateurs et collaboratrices, le Département de médecine aiguë (D-MA) inclut les services d anesthésiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs adultes et des urgences adultes. Il répond à une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction fréquente avec l ensemble des Hôpitaux universitaires de Genève, grâce à un fonctionnement transversal, dans l objectif d assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.Chef ou Cheffe de secrétariat - 80% à 100%Avec un rattachement au chef de département, vous êtes en charge de gérer et encadrer les activités des secrétariats médicaux du service d anesthésiologie, service des urgences, service des soins intensifs et le pool DMA. Vous mettez en place des processus visant à garantir la qualité des activités des secrétariats, à harmoniser les pratiques professionnelles et à maintenir une cohérence entre les différents services au niveau administratif. Vous veillez à l optimisation des ressources par rapport à la charge de travail, assurez la gestion de l activité en motivant et animant une équipe de plus de 20 personnes. Vous vous attachez à développer leurs compétences en mettant en place une polyvalence et un système de rotation entre les services.Vous êtes titulaire d une formation commerciale ou d un CFC d employé ou employée de commerce, avez suivi une formation en management (CAS). Vous êtes au bénéfice d une expérience d au moins 2 ans dans la gestion d une équipe et d une expérience d au moins 5 ans sur un poste de secrétariat (médicale ou de secrétariat de direction) dans une structure de grande taille. Vous disposez de très bonnes connaissances des outils bureautiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Powerpoint). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO serait un réel atout. La maîtrise du français à l écrit ainsi qu à l oral est indispensable. Vous possédez d excellentes capacités d organisation et de gestion des priorités vous permettant de faire face à des situations d urgence nécessitant une bonne maîtrise du stress. Vous disposez d une bonne capacité d analyse et d un esprit de synthèse. Vous êtes une personne affirmée, flexible et à l écoute. Dynamique, vous faites preuve d adaptabilité et êtes force de proposition pour donner une cohérence aux processus du secrétariat.Informations supplémentairesEntrée en fonction: dès que possibleNombre de postes: 1Taux d activité: 80% à 100%Classe de fonction: 16CDIVotre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et certificats requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.Souhaitant s engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l Office cantonal de l emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. jid2cdb305afr jit0729afr jpiy26afr