Responsable des secrétaires de la région Ouest au Département de psychiatrie

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des cinq hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et de médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de premier plan dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Le Secteur psychiatrique Ouest est l’un des trois secteurs du Département de psychiatrie. Il assure la prise en charge globale et multidisciplinaire des adultes et des personnes âgées souffrant de troubles psychiques dans l’Ouest vaudois (régions de Nyon, Prangins et Morges). Il propose des soins aigus, des prises en charge ambulatoires, des consultations pour les couples et les familles, des thérapies comportementales et cognitives, ainsi que des suivis sur le lieu de vie des patients.

Mission

• Vous assurez la gestion et l’organisation des secrétariats des unités de consultation et d’hospitalisation : coordination des activités, transmission des informations selon les directives institutionnelles et élaboration, évaluation et mise en œuvre des procédures des unités
• Vous assurez l’encadrement des secrétaires placées sous votre responsabilité : planification, organisation des remplacements, accueil et formation des nouveaux-elles collaborateur-trice-s, participation aux recrutements, mise à jour des cahiers des charges et entretiens d’appréciation, en collaboration avec la responsable des secrétaires du Département
• Vous veillez à la tenue des dossiers médicaux des patients : rédaction et suivi des documents (lettres de sortie, rapports d’assurance, etc.), tableaux de suivi, demandes de renseignements médicaux et gestion des PLAFA (délais, recours et demandes de prolongation auprès de la Justice de paix)
• Vous assurez la gestion administrative des patients et des unités hospitalières : saisie des prestations, participation aux colloques et rédaction de procès-verbaux, organisation des réseaux, mise à jour des données et ouverture et fermeture des dossiers.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé-e de commerce ou d’une formation jugée équivalente, idéalement complété par un diplôme de secrétaire médical-e
• Vous disposez d’un diplôme ou certificat en conduite d’équipe
• Vous justifiez d’au moins cinq ans d’expérience dans un poste similaire, dont trois ans minimum en gestion d’équipe
• Vous maîtrisez parfaitement le français à l’oral et à l’écrit ; la connaissance d’une langue étrangère constitue un atout
• Vous possédez une maîtrise avancée des outils bureautiques ; la connaissance des logiciels institutionnels constitue un atout
• Vous êtes à l’aise dans une équipe pluridisciplinaire et adaptez votre communication aux différents interlocuteurs, avec entraide et esprit de collaboration
• Vous faites preuve de flexibilité, d’un bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités, ainsi que de capacités d’analyse et de synthèse
• Vous connaissez les structures et le fonctionnement des services de l’État de Vaud et des instances parapubliques en lien avec le service et la psychiatrie.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier:

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques)
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction : Madame Chantal Glur, responsable des secrétaires du Département de Psychiatrie, tél. : 021 314 32 17

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce. 

En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure . Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à , soit par téléphone au 021 314 85 70

Dans le cadre du processus de recrutement pour ce poste, en cas d'engagement, il sera nécessaire de nous fournir un extrait du casier judiciaire original. Il vous sera également demandé de présenter vos diplômes originaux ainsi qu’une pièce d’identité.

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.