Responsable des secrétaires du Service de psychiatrie générale

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Le Service de psychiatrie générale assure les soins psychiatriques pour la population adulte (18 à 65 ans) de l'agglomération lausannoise.

Le service dispose d'une centaine de lits de soins aigus sur le site de Cery et de consultations ambulatoires en ville, afin de répondre au mieux aux besoins des usager-ère-s et des partenaires du réseau de soins.

Le Service de psychiatrie générale intègre une approche psychiatrique et psychothérapeutique pour l'ensemble des patient-e-s dont il a la charge, aussi bien à l'hôpital qu'en ambulatoire. Diverses professions se coordonnent pour offrir ces soins: médecins, psychologues, infirmier-ère-s, assistant-e-s sociaux-ales, physiothérapeutes, animateur-trice-s, collaborateur-trice-s d’assistance aux soins ou aumônier-ère-s.

Mission

• Vous gérez les activités des secrétariats médicaux et des desks (2 sites) :
• planifier et coordonner les diverses activités des équipes
• contrôler et optimiser les pratiques professionnelles, élaborer des procédures d'unité et en assurer le suivi
• participer à l'intégration des nouveaux-elles collaborateurs-trices
• Organiser et animer les réunions périodiques.

• Vous conduisez les secrétaires sous votre responsabilité :
• établir le planning et organiser les remplacements en cas d'absence
• organiser et superviser l'accueil et la formation des nouveaux-elles collaborateurs-trices
• conduire les entretiens d'engagement en collaboration avec la Responsable des secrétaires du DP
• établir et mettre à jour les cahiers des charges et conduire les entretiens d'appréciation en collaboration avec la Responsable des secrétaires du DP.

• Vous assurez un soutien administratif aux unités :
• prendre en charge les tâches courantes des secrétaires absents-es
• assurer l'accueil, orienter les usagers et avertir les intervenants de l'arrivée du patient
• renseigner les patients sur le déroulement de leur prise en charge
• assurer les tâches de la gestion administrative des patients, saisir les prestations.

• Vous assurez la logistique et l'application des procédures et directives :
• participer aux colloques cadres du PGE et PGE élargi
• assurer le lien avec la gérance, assurer le lien avec la logistique du DP
• gérer les commandes de matériel et de mobilier
• gérer les demandes d'accès physiques et informatiques.

Profil

• Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce, ou formation jugée équivalente, idéalement complétée d'un diplôme de secrétaire médical-e 
• Vous êtes titulaire d'un diplôme ou certificat de "conduite d'équipe"
• Vous bénéficiez d'une pratique, d'au minimum 3 ans, dans un poste similaire avec la gestion d'équipe
• Vous maîtrisez parfaitement le français tant à l'oral qu'à l'écrit, connaissance d'une langue étrangère, un atout
• Vous possédez une pratique avancée des outils informatiques de bureautique, connaissance des outils institutionnels, un atout
• Vous êtes capable d'intégrer une équipe pluridisciplinaire
• Vous savez adapter votre communication au contexte et faites preuve d'un esprit d'entraide et de collaboration
• Vous êtes doté-e d'une grande flexibilité et avez le sens de l'organisation et des priorités
• Vous faites preuve d'une grande capacité d'analyse et de synthèse
• Vous avez déjà connaissance des structures et fonctionnement des services de l'Etat de Vaud et des instances parapubliques en rapport à l'activité du service et de la psychiatrie.

Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c'est l'assurance de bénéficier :

• De prestations sociales de premier ordre, d'un congé paternité de 20 jours et d'un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D'une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D'un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l'Etat de Vaud
• D'un accès facilité à l'un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s'installent en Suisse depuis l'étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques)
• De restaurants d'entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.

Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction : Madame Elisabeth Zapf - Coordinatrice des secrétaires du PGE - 021 314 42 40.

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce. 

En cas de difficulté pour postuler, vous pouvez consulter notre procédure . Si pour des raisons techniques vous ne parvenez pas à postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre Unité recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche, soit par mail à , soit par téléphone au 021 314 85 70

Dans le cadre du processus de recrutement pour ce poste, en cas d'engagement, il sera nécessaire de nous fournir un extrait du casier judiciaire original. Il vous sera également demandé de présenter vos diplômes originaux ainsi qu’une pièce d’identité.

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.