Secrétaire - Direction des soins - 100%

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

Le poste est rattaché à la Direction des soins qui incarne l'autorité en matière de soins. Elle a pour mission de garantir la qualité et la sécurité des soins au sein de l'établissement. À ce titre, la Direction des soins a droit de regard sur l'ensemble des activités des soins (personnel infirmier et différents corps professionnels de santé). Pour remplir sa mission, elle s'appuie sur trois directions adjointes en charge de la transformation dans les soins, des pratiques professionnelles et de l'interprofessionnalité.

Description du poste

Vous intégrez une équipe de secrétaires au sein de la Direction des Soins, travaillant ensemble pour assurer un soutien administratif transversal et efficace. En cas d-absence d-un ou une collègue, vous savez prendre le relais et garantir la continuité des activités administratives. Vous êtes également un point de contact essentiel en assurant un accueil physique et téléphonique de haute qualité pour nos partenaires internes et externes.

Vous assurez le secrétariat de la responsable de l-équipe des spécialistes cliniques de la Direction des soins ainsi que la gestion administrative d-environ 30 collaborateurs et collaboratrices, en veillant notamment à l-organisation des congrès professionnels et à la gestion des plannings. Vous avez la charge de l-organisation des séances de travail et des réunions mensuelles. L-envoi des invitations, le suivi des présences, la prise de procès-verbaux et l-élaboration de supports de présentation font également partie de vos missions.

Vous êtes également un soutien pour les pôles qualité et projet de la Direction, en contribuant à la coordination des séances, à l-élaboration de supports et au suivi des actions définies dans le cadre de divers projets. Vous organisez également les déplacements professionnels des collaborateurs et collaboratrices.

Qualifications

Vous êtes titulaire d-un diplôme ou d-un CFC d-employé ou employée de commerce ou un titre jugé équivalent.

Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire (secrétariat de direction).

Vous avez une excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée ainsi que de très bonnes connaissances informatiques.

Vous avez une excellente maîtrise des outils Microsoft 365 et des outils de communication.

Vous avez une facilité rédactionnelle et une aisance dans les contacts.

Vous avez un sens relationnel élevé.

Vous êtes une personne proactive, dynamique et organisée.

Vous êtes force de proposition.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées et avez un sens aigu de la confidentialité.

Informations complémentaires

• Lieu de travail : Tour 8 - Open space avec l-équipe de la Direction des soins
• Entrée en fonction : à convenir
• Nombre de postes :  1
• Taux d'activité : 100%
• Classe : 12
• Type emploi : CDI
• Délai de dépôt de candidature : 01.07.2025
• Demande de renseignements : Mme A. Poncet, assistante de direction, tél. 022 372 61 22

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s-engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l-Office cantonal de l-emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.