Spécialiste en gestion documentaire

Description de l’emploi

Le secrétariat général est à la recherche d’un·e spécialiste en gestion documentaire.

Vous pilotez la réorganisation documentaire du secrétariat général du Département en réalisant le diagnostic du disque réseau et concevez un nouveau plan de classement pour l’ensemble du service. Vous assurez la migration des contenus en conformité avec les exigences légales.

Responsabilités

• Analyse de la structure actuelle du serveur de stockage (disque réseau), incluant l’arborescence, la volumétrie, les contenus et les usages.
• Identification des doublons, des documents obsolètes et des incohérences de classement.
• Cartographie des groupes, des droits d’accès existants et des pratiques actuelles de gestion documentaire.
• Recueil des besoins et des contraintes des équipes au moyen d’entretiens et d’ateliers.
• Définition des principes directeurs du futur plan de classement, en s’appuyant sur les normes et recommandations des Archives cantonales vaudoises.
• Conception d’un plan de classement pour l’ensemble du service et accompagnement de sa validation par le COPIL, en cohérence avec les recommandations des Archives cantonales vaudoises.
• Accompagnement de la migration documentaire, incluant la refonte des groupes et des droits d’accès.
• Tests, ajustements et consolidation du plan de classement sur la base des retours des utilisatrices et utilisateurs.
• Formalisation des règles d’utilisation associées, incluant la gestion des droits d’accès par rôles.
• Définition de la stratégie de migration des dossiers du serveur, ainsi que des modalités de contrôle qualité garantissant le maintien opérationnel du dispositif documentaire.
• Élaboration d’un plan de migration précisant les étapes, les responsabilités et l’échéancier.
• Accompagnement des équipes dans le tri, la préparation et la migration des contenus documentaires.

Pour de plus amples informations, veuillez consulter le cahier des charges en cliquant ici ou contacter Madame Marta Pinto, Responsable Innovation et Dossiers transverses au 021/316.55.67

Qualifications

• Bachelor HES en information documentaire ou formation jugée équivalente.
• CAS en gouvernance de l’information et transformation numérique souhaité.
• Certification des systèmes de management de la qualité souhaitée.
• Minimum 3 années d’expérience en conduite de projets de migration documentaire et de mise en place de plans de classement et de règles de conservation social.
• Flexibilité et sens de l’organisation. 
• Excellentes capacités d’analyse et de synthèse.

Qui sommes-nous ?

En tant qu'état-major du département de la santé et de l'action sociale (DSAS), notre principale mission consiste à fournir un appui à la cheffe du Département dans la gestion de celui-ci et dans ses relations avec les pouvoirs législatif et juridique. Nous contribuons à la préparation des dossiers soumis au Conseil d'Etat et assurons notamment la coordination stratégique des services qui constituent le Département en ce qui concerne les finances, le conseil juridique, la communication et les ressources humaines.
Pour plus d’informations, cliquez ici afin de consulter notre site.

Pourquoi rejoindre l’État de Vaud ?

L’Etat de Vaud propose une grande diversité d’emplois et d’opportunités d’évolution. Les conditions de travail ont comme ligne directrice les thématiques d’égalité, d’inclusion, de durabilité et d’éthique professionnelle dans un environnement propice à la conciliation entre vie professionnelle et vie privée.

Pour en savoir plus sur nos avantages, rendez-vous sur notre page Etat employeur.