Téléphoniste / Employé·e administratif·ve (80–100%)

Vous avez le sourire dans la voix, aimez rendre service et êtes reconnu·e pour votre sens de l’organisation ?

Vous appréciez le contact direct avec les apprenants et souhaitez évoluer dans un environnement en pleine évolution, où bienveillance, proximité et fiabilité sont essentielles ?

Alors rejoignez notre équipe et devenez la première voix et le point de contact privilégié de nos apprenants.

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Accueil et communication

• Assurer l’accueil téléphonique et la gestion de la centrale.
• Répondre aux demandes entrantes par téléphone et par e-mail.
• Être à l’écoute des apprenants, les renseigner, les mettre à l’aise et leur apporter des solutions adaptées.
• Garantir une communication professionnelle et cohérente avec la posture de l’école.
• Être force de proposition pour améliorer la communication avec les apprenants.

Gestion administrative courante

• Gérer les différentes boîtes e-mails et transmettre aux services concernés.
• Réceptionner et distribuer le courrier postal.
• Préparer et envoyer le courrier sortant.

Traitement des devoirs

• Imprimer les devoirs reçus.
• Vérifier les devoirs dans le système informatique.
• Envoyer les devoirs aux correcteurs et aux apprenants.

Documentation et logistique

• Imprimer les documents relatifs aux formations.
• Préparer et envoyer par courrier les supports aux prospects.
• Préparer les examens et les cours.
• Envoyer les diplômes.

Gestion des stocks et commandes

• Administrer les stocks de fournitures (matériel de bureau, documentation, consommables).
• Superviser la gestion des imprimantes et effectuer les commandes de matériel de réserve.

Soutien aux équipes

Apporter un appui à l’équipe administrative et pédagogique dans les tâches liées au parcours des apprenants.

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Formation : CFC employé·e de commerce ou titre jugé équivalent. Une formation en relation client ou call center est également pertinent.

Expérience : Première expérience réussie dans un service client, un call center ou l’accueil est fortement souhaitée.

Compétences :

• Excellente aisance téléphonique : voix claire, articulation soignée, capacité à instaurer un climat de confiance dès le premier contact.
• Sens de l’accueil et du service client : attitude professionnelle, polie et bienveillante en toutes circonstances.
• Organisation et rigueur : savoir gérer plusieurs demandes simultanément sans perte de qualité.
• Capacité d’apprentissage rapide et maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Teams, Word, Outlook, Excel de base, CRM, systèmes internes).
• Patience, empathie et écoute active, même face à des situations de stress ou des interlocuteurs difficiles.
• Communication claire et précise, à l’oral comme à l’écrit.
• Gestion du stress et sang-froid en cas de surcharge d’appels.
• Esprit d’équipe : collaborer efficacement avec les autres services (administration, pédagogie, marketing) en relayant les informations pertinentes.

Langues :

• Maîtrise parfaite du français à l’oral et à l’écrit (indispensable).
• Allemand fortement souhaité (oral et écrit) pour répondre aux apprenants germanophones

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