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Un/e assistant/e direction & RH

Entreprise
Crans-Montana Tourisme & Congrès
Lieu
Valais
Date de publication
02.12.2016
Référence
242164

Description

Crans-Montana Tourisme & Congrès (CMTC) recherche pour compléter son team

Un/e assistant/e direction & RH

RESPONSABILITÉS ET MISSIONS
• Assure la gestion de l’administration du personnel de CMTC
• Assure l’engagement et le départ des collaborateurs ainsi que de leurs suivis dans l’entreprise
• Assure la bonne gestion et le développement du système de management intégré dans l'entreprise
• Garantit la qualité des informations diffusées sur les supports numériques de CMTC (site internet, application mobile, etc)
• Gère l’administration et la correspondance de la direction, assure la coordination et l’administration du comité de CMTC
• Gère pendant l’absence du directeur, toutes demandes


PROFIL
• CFC Employé de commerce ou équivalent
• Certificat en gestion de personnel obligatoire
• Brevet Fédéral d’Assistant de Direction un atout
• Connaissances solides de Windows Office (en particulier d’Excel et PowerPoint)
• Parfaite maîtrise du français (langue maternelle) et très bonnes connaissances de l’allemand et l’anglais à l’écrit comme à l’oral
• Expérience dans un poste similaire
• Personnalité très structurée, démontrant un réel talent d’organisation et de réalisation, sachant respecter les délais
• Facilitié dans l’écriture et la communication (très bon rédactionnel)
• Orienté service et qualité, travaillant de façon autonome, mais également en équipe
• Personne de toute confiance, sachant coordonner et gérer les priorités avec un très grand sens pratique, et en veillant au maintien absolu de la confidentialité
• Capacité à s’adapter aux imprévus et changements
• Affinité pour le tourisme et son développement


CONDITIONS D’ENTREPRISE
• Environnement de travail aux conditions attractives
• Contrat durée indéterminée
• Entrée de suite ou à convenir


Ce poste s’adresse tant aux femmes qu’aux hommes. Vous trouverez le cahier des charges relatif à ce poste ci-dessous.

Intéressé(e) ? Nous vous remercions d’adresser par email ou via jobtoo.ch uniquement votre dossier complet (lettre de motivation, CV, certificats, prétentions salariales et photo).

Il ne sera répondu qu'aux candidatures correspondant au profil susmentionné

 

 

 

 

CAHIER DES CHARGES


Secteur: Direction
Poste: Assistant/e de Direction et Ressources Humaines, Collaborateur/trice Système de Management Intégré (Sunshine)
Engagement: 100%
Supérieur direct: Directeur/trice
Remplaçants: Responsable Finances: Pour les RH / Responsable E-marketing: Pour Sunshine / Responsable Accueil & Information: Pour la Direction

 

ACTIVITÉS ET TÂCHES


DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE ET RESPONSABILITÉS GLOBALES

- COLLABORATRICE SYSTÈME DE MANAGEMENT INTÉGRÉ (40%)
Le/la titulaire assure la bonne gestion du système de management intégré dans l'entreprise et à l'externe. Il/Elle garantit la qualité des informations diffusées sur les supports numériques de l'office de tourisme (site internet, application mobile, canal TV, Unity).
- ASSISTANTE EN RESSOURCES HUMAINES (40%)
Il/Elle assure la gestion quotidienne de l’administration du personnel. L’assistant/e en Ressources Humaines s’occupe de l’engagement et du départ des collaborateurs ainsi que de leurs suivis dans l’entreprise.
- ASSISTANTE DE DIRECTION (20%)
En tant qu’Assistant/e de Direction, il/elle gère l’administration de la direction, la coordination et l’administration du comité de CMTC et pendant l’absence du directeur, toutes demandes et les transmets aux personnes concernées et compétentes.



SYSTÈME DE MANAGEMENT INTÉGRÉ (SUNSHINE)
• Assume pour CMTC la responsabilité du système de management intégré (Sunshine) pour toute l’entreprise
• Développe le système Sunshine et le fait évoluer en collaboration avec la direction, les cadres concernés et les informaticiens
• Assure la pérennité et garantit l’autonomie du système
• Tient et met à jour régulièrement les modes d’emploi du système Sunshine
• Effectue au besoin des départements, des listes d’exportations utiles à leur quotidien (automatisation de l’information)
• Effectue la mise à jour des bases de données de Sunshine avec les différents départements et récolte lors des fins de saisons (2 fois/an au minimum) les informations sur la destination et ses environs en attendant que le système Unity soit adopté par l’ensemble des partenaires
• Supervise la veille qualitative des contenus attendus par la clientèle sur le site internet et l’application mobile
• Délègue la partie du controlling au département Accueil & Information selon les priorités préalablement établies
• Développe le système d'intranet de destination Unity en collaboration avec les informaticiens et le coordinateur partenaire
• Informe le coordinateur partenaire des mauvaises utilisations du système Unity de la part des partenaires
• Contrôle la publication des données sur les différents supports (internet, TV Crans Montana, application mobile, infocmt, unity…)
• Gère les traductions des objets des partenaires entrés dans le système Unity
• Gère les accès des collaborateurs de l’entreprise au système Sunshine
• S’occupe de la formation des collaborateurs aux différents modules utilisés quotidiennement et les fait évoluer selon leur besoin
• Effectue les envois Sunshine qui ne peuvent pas être gérés par le CRM ou Mailchimp


ASSISTANTE RESSOURCES HUMAINES

RECRUTEMENT, FIDÉLISATION ET FORMATION
• Recrute les collaborateurs en collaboration avec la direction et les cadres, avec comme objectif d’attirer les meilleurs talents
• Participe à la mise en place d’une politique et des outils de mesure visant à fidéliser les collaborateurs de l’entreprise
• Administre tous les documents et les procédures liées aux engagements et à la fin des rapports de travail des collaborateurs en collaboration avec le responsable finances
• Organise la première semaine du collaborateur, en collaboration avec le cadre, et s’occupe personnellement de son accueil durant la première journée
• Participe à tous les projets impliquant des sollicitations ou compétences particulières en matière de ressources humaines en collaboration avec le responsable finances
• Etudie en permanence l’évolution des besoins en ressources humaines afin d’optimiser le bon fonctionnement de CMTC au quotidien
• Met en place une politique globale de formation continue pour l’entreprise
• Participe à la planification globale des ressources humaines de l’entreprise, en collaboration avec les cadres
• Met en place des actions ponctuelles pour optimiser le potentiel de chacun
• Améliore les conditions de travail de tous selon les besoins et les requêtes

COMMUNICATION
• Participe à la mise en place et au suivi d’une communication interne efficace  
• Organise les teambuildings cadres et collaborateurs
• Participe à la gestion de la vie sociale de l’entreprise (sorties, soirées, célébrations diverses, ...)
• Organise les séances périodiques d’information destinées aux collaborateurs de CMTC
• Autant que de besoin, planifie des séances de coordination entre départements visant à une meilleure communication et une meilleure harmonie au sein de l’entreprise

ADMINISTRATION ET FINANCES
• Organise et analyse les évaluations du personnel
• Consolide le bilan des compétences des collaborateurs (évaluations annuelles) et formule des propositions sur le suivi à y donner
• Organise, analyse et consolide le sondage annuel des collaborateurs en collaboration avec la personne en charge de la qualité
• Gère le programme informatique de gestion du temps avec les informaticiens
• Effectue le contrôle mensuel du reporting des collaborateurs, des KM effectués et des heures de nuit
• Rédige et met à jour, en accord avec la direction, les règlements du personnel, les directives, en collaboration avec le responsable finances
• Rédige et met à jour, en accord avec la direction, les contrats des collaborateurs fixes, stagiaires et auxiliaires
• Elabore et tient à jour toutes les statistiques relatives aux RH en collaboration avec le responsable finances
• Gère les contentieux en collaboration avec la direction et/ou les cadres
• Gère le budget annuel dévolu aux ressources humaines en collaboration avec le responsable finances
• Participe à l’élaboration du rapport annuel de gestion en collaboration avec le responsable finances
• Vérifie la bonne utilisation sur l’intranet de l’entreprise
• Tient à jour l’organigramme d’entreprise
• Coordonne le planning Vacances de l’entreprise



ASSISTANTE DE DIRECTION

POUR LA DIRECTION
• Gère l’administration de la direction
• Assure le suivi des dossiers que la direction lui confie
• Gère le courrier de la direction
• S’occupe de divers achats et demandes particulières
• Organise les séances bimensuelles des cadres et en tient le PV
• Assure le plus haut degré de confidentialité pour toutes les affaires relevant de la direction

POUR LE COMITÉ CMTC
• Organise les séances mensuelles du Comité
• Prépare en accord avec le Président et Directeur les ordres du jour et les transmet aux membres du Comité
• Gère la transmission des documents sur Google Drive
• Prend le PV des séances
• Suit les différentes tâches décidées par le Comité
• Tient à jour les coordonnées du Comité
• Réceptionne et gère le courrier avec le Président
• Rend attentif au budget du Comité
• Organise et coordonne les assemblées générales (ordinaire et budget)



POLYVALENCE ET TÂCHES PONCTUELLES
• Traite et édite les données sur local.ch et google maps
• Collabore à certaines manifestations
• Collabore à des dossiers ponctuels attribués par la direction de CMTC
• Prête main-forte dans d’autres départements



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