Chargé·e de Soutien aux Opérations et à l’Administration

Critères impératifs :
Diplôme universitaire en administration, gestion, finance ou domaine similaire, ou expérience équivalente.
Minimum 3 à 5 ans d’expérience pertinente en administration ou opérations.
Excellentes compétences en communication en anglais et en français (oral et écrit).

Contexte – Principles for Peace :
La Fondation Principles for Peace (P4P) est un think-and-do tank indépendant basé à Genève, dédié à accompagner les acteurs de la paix et de la sécurité et à remodeler les efforts mondiaux en faveur de la paix grâce à un pragmatisme fondé sur des principes et une efficacité mesurable. Nous travaillons en tant que partenaire de confiance auprès d’organisations, d’acteurs nationaux et internationaux, en leur fournissant des outils, des données et des stratégies pour rendre les processus de paix plus légitimes, inclusifs et durables.

Résumé du rôle :
Le/la Chargé·e de Soutien aux Opérations et à l’Administration veille au bon fonctionnement des opérations internes de P4P, en apportant un soutien essentiel dans la coordination financière, les achats, la logistique, la gestion du bureau et les systèmes administratifs. Sous la supervision du/de la Responsable des Opérations et de l’Optimisation des Activités, il/elle gère les processus administratifs clés, y compris la documentation, le suivi des contrats et la coordination avec le Centre de Services Opérationnels.
Ses responsabilités incluent la préparation des audits, la gestion des contrats et des fournisseurs, l’administration des bureaux et des actifs, ainsi que l’organisation logistique pour le personnel, les programmes et les événements. Il/elle contribue également à la conformité des achats, à l’administration générale et à la coordination inter-équipes.

Responsabilités principales :
a) Soutien à l’administration financière :
Assurer la mise à jour des lignes budgétaires dans le plan de travail pour le budget administratif.
Suivre le budget et fournir des contributions administratives et financières pour les mises à jour.
Assister le Centre de Services Opérationnels dans la préparation et la coordination des audits internes et externes.
Garantir le classement et l’archivage corrects des documents financiers.
Traiter régulièrement les dépenses en veillant à l’utilisation des codes appropriés.

b) Fournisseurs, contrats et partenariats :
Soutenir la rédaction, la gestion et le suivi des contrats, protocoles d’accord, partenariats et sous-subventions.
Effectuer les vérifications de conformité des fournisseurs et partenaires.
Maintenir le système de suivi des contrats et assurer les renouvellements en temps voulu.

c) Logistique, gestion du bureau et des actifs :
Organiser les déplacements (réservations, visas, transport, hébergement).
Gérer l’administration du bureau (fournitures, prestataires, maintenance).
Superviser l’entretien, les réparations et le contrôle des inventaires.
Organiser les réunions, ateliers et événements (réservation, restauration, préparation administrative, support sur site).

d) Achats :
Soutenir les processus d’achat en conformité avec les politiques P4P.
Documenter les étapes (devis, analyses comparatives, validations).
Assister à la rédaction et à la révision des contrats liés aux achats.
e) Autres responsabilités
Contribuer à la rédaction et à la diffusion des politiques, manuels et procédures internes.
Soutenir les activités de formation et de développement des capacités (administration, RH, finance, logistique).
Fournir un appui administratif pour les initiatives transversales.

Qualifications :
Solides compétences organisationnelles et administratives.
Connaissance des processus administratifs suisses, des réglementations du travail et des systèmes d’assurance.
Discrétion, intégrité et capacité à gérer des informations confidentielles.
Esprit d’équipe, adaptabilité, sens de l’initiative et orientation résultats.
Expérience en organisation d’événements et coordination multi-acteurs est un atout.

Conditions de travail :
Salaire conforme au marché local et à la politique interne d’équité.
6 semaines de congés payés par an (2,5 jours par mois).
Assurance retraite, invalidité et décès via l’AVS et une caisse de pension privée (LPP).
L’employeur prend en charge 60 % des cotisations de prévoyance, le/la salarié·e 40 %.
P4P ne peut actuellement pas faciliter les permis de travail pour les candidats hors UE ou AELE.
Engagement fort en faveur de la diversité et de l’égalité des genres.

Candidature :
Envoyer une lettre de motivation et un CV détaillant votre expérience et vos qualifications à : hr@principlesforpeace.org avant le 26 décembre 2025. Joindre des échantillons d’écriture et des références. Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.