Coordinateur / Coordinatrice administratif(ve) polyvalent(e) - Événementiel • Administration • Support à la Direction

Coordinateur / Coordinatrice administratif(ve) polyvalent(e)

Événementiel • Administration • Support à la Direction

CDD de 12 mois – 100% – Région Lausanne

CHF 4'600.– à CHF 5'300.– (x13) selon expérience

Votre mission

Vous rejoignez notre équipe administrative afin de contribuer activement au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Votre activité se partage entre la coordination administrative de nos événements et un soutien polyvalent à l'administration, à la Direction et à différents projets internes, selon les besoins de l'entreprise.

Vous aimez les journées variées, les environnements dynamiques et savez passer d'un sujet à un autre avec méthode, efficacité et professionnalisme.

Chez Artigus, nous recherchons avant tout une personne impliquée, fiable et curieuse, ayant envie d'apprendre, de contribuer et d'évoluer au sein d'une PME où la polyvalence constitue une véritable richesse.

VOS RESPONSABILITÉS

1. Coordination administrative des événements

• Préparer les projets d’offres commerciales selon les directives et les grilles tarifaires définies par la Direction.
• Assurer le suivi administratif complet des dossiers clients.
• Préparer les briefs opérationnels destinés aux équipes.
• Centraliser, contrôler et transmettre les informations nécessaires aux différents services.
• Veiller au respect des délais, des check-lists et des échéanciers.
• Participer au suivi administratif des événements et assurer la bonne circulation des informations.
• Être ponctuellement présent(e) en soutien opérationnel lors de certains événements.
• Participer à l'amélioration continue de nos processus événementiels.

2. Support administratif polyvalent

En fonction de l'activité et des priorités de l'entreprise, vous apportez également votre soutien à différents domaines :

• Administration générale
• Assistanat de Direction
• Préparation et contrôle de données administratives
• Suivi administratif de certains éléments de comptabilité et de facturation
• Mise à jour de tableaux de bord et d'indicateurs
• Préparation de documents administratifs
• Soutien à la communication interne et externe
• Participation à des projets transverses
• Amélioration continue des processus administratifs
• Toute autre mission permettant de soutenir efficacement les équipes administratives et la Direction

Profil recherché

• Vous êtes une personne organisée, méthodique, structurée et fiable.
• Vous appréciez les environnements où les journées sont variées et où les priorités peuvent évoluer rapidement.
• Vous savez faire preuve d'agilité et vous adaptez sereinement aux changements, aux imprévus et aux périodes d'incertitude.
• Vous savez garder votre calme et maintenir votre efficacité, votre discernement et votre professionnalisme, même dans les situations de pression ou face à des interlocuteurs exigeants.
• Vous possédez un excellent sens de l'organisation, une grande rigueur administrative ainsi qu'une attention particulière portée aux détails et à la qualité des informations transmises.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre esprit d'équipe et votre capacité à faire avancer les dossiers avec autonomie, méthode et professionnalisme.
• Vous communiquez avec aisance, diplomatie et respect, aussi bien avec vos collègues qu'avec nos clients et partenaires.
• Vous savez instaurer une relation de confiance tout en représentant l'entreprise avec professionnalisme, discrétion et courtoisie.
• Vous présentez une image soignée et professionnelle, en adéquation avec un environnement de services.
• Vous appréciez apprendre, découvrir de nouveaux outils et sortir de votre zone de confort lorsque les besoins de l'entreprise l'exigent.
• Vous êtes à l'aise dans un environnement où toutes les informations ne sont pas toujours disponibles immédiatement et savez faire avancer les dossiers en sollicitant les bons interlocuteurs au bon moment.
• Vous êtes naturellement orienté(e) solutions, faites preuve de curiosité, aimez comprendre le fonctionnement d'une entreprise, prendre des initiatives et contribuer concrètement à la réussite collective.
• Vous partagez notre sens du service et êtes sensible aux valeurs de qualité, de durabilité et de responsabilité qui guident notre activité de restauration collective et événementielle dans le Canton de Vaud.

Compétences techniques et linguistiques

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