Assistant(e) Administratif(ve) - Facility Management

Nous sommes un Family Office, promoteur, propriétaire et gestionnaire de notre patrimoine immobilier privé, composé de résidences, de propriétés historiques, d’immeubles administratifs et commerciaux accueillant des locataires de renom et des entreprises de premier plan.
Notre mission est d’assurer la préservation, la valorisation et la gestion durable de ce patrimoine en offrant un niveau de service exigeant, fondé sur la discrétion, l’excellence, la confiance et le sens du détail.
Dans le cadre du développement de notre département Facility Management, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) d’Exploitation expérimenté(e), organisé(e) et autonome afin d’accompagner la structuration de notre Family Office.
Au sein de notre Family Office, vous travaillerez en étroite collaboration avec le Responsable Facility Management ainsi qu’avec l’Assistant Technique, dans un environnement où la polyvalence, la confidentialité et l’esprit d’équipe sont essentiels.
Ce poste représente une opportunité unique de participer activement à la création et à l’organisation d’un département Facility Management en pleine évolution.

Vos principales responsabilités :

En étroite collaboration avec le Responsable Facility Management et l’Assistant Technique, vous assurez le support administratif, organisationnel et documentaire du département Facility Management de notre Family Office.

À ce titre, vos principales responsabilités sont les suivantes :

Assurer le suivi administratif quotidien des activités du département Facility Management.
Gérer les demandes Helpdesk, les bons de travail et le suivi administratif des interventions.
Participer au suivi des projets, travaux, maintenances et prestataires, en coordination avec le Responsable Facility Management.
Assurer le suivi administratif des devis, commandes, contrats, factures, sinistres et achats.
Organiser les réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions.
Gérer les courriers, le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs et techniques des propriétés.
Participer à la gestion des inventaires et au suivi documentaire du patrimoine.

Structuration du Family Office :

Au-delà du support administratif, vous participerez activement à la structuration du département Facility Management.

Nous recherchons une personne capable d’organiser, créer et maintenir une documentation claire et durable, notamment par :

la structuration des dossiers administratifs et techniques des propriétés ;
la mise en place de méthodes de classement et d’archivage efficaces ;
la création et l’amélioration de procédures, tableaux de bord et outils de suivi ;
la digitalisation et l’amélioration continue des processus administratifs.
Vous serez un véritable soutien au développement du département et contribuerez activement à la mise en place d’une organisation pérenne et de qualité.

Profil recherché :

Formation gestion immobilier, administrative ou équivalente.
3-5 ans d’expérience dans une fonction administrative similaire, idéalement au sein d’un Family Office, d’une société immobilière, d’une régie ou d’un environnement technique.
Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit. La maîtrise de l’allemand constitue un atout.
Excellentes capacités rédactionnelles et parfaite maîtrise des outils Microsoft Office 365. La connaissance d’un ERP, d’une GMAO ou d’un logiciel de gestion (Odoo) constitue un atout.
Expérience ou intérêt marqué pour la structuration documentaire, l’organisation administrative et l’amélioration continue des processus.
Personne rigoureuse, organisée, discrète, proactive et dotée d’un excellent sens du service.
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur, tout en respectant les priorités et les délais.
Excellentes compétences relationnelles et aisance dans les échanges avec des interlocuteurs internes et externes.
Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant étroitement avec sa hiérarchie et les membres de l’équipe.
Polyvalence, adaptabilité et volonté de contribuer activement au développement et à la structuration de notre Family Office.